Sistemas de comunicação eficazes são parte integrante de um negócio bem sucedido. Para se manter competitiva e produtiva, uma empresa deve desenvolver uma abordagem organizada e eficiente para corresponder e se comunicar com seus próprios funcionários, bem como com clientes, fornecedores e outros profissionais. Felizmente, a comunicação empresarial evoluiu com o passar do tempo e inclui diversos tipos de mensagens de negócios, desde simples e experimentadas até as tecnologicamente sofisticadas.
Mensagens de telefone de negócios
Se sua empresa tiver mais de uma pessoa, você terá que decidir a melhor maneira de registrar e distribuir mensagens telefônicas recebidas. Algumas empresas empregam alguém para fazer chamadas telefônicas, anotar as mensagens dos chamadores e distribuí-las aos funcionários para os quais elas se destinam. Outras empresas usam um sistema de correio de voz automatizado, onde os chamadores deixam suas mensagens como gravações de voz. Com o correio de voz, cada funcionário é responsável por acompanhar suas próprias mensagens. Algumas empresas menores apenas configuram caixas de correio de voz para os departamentos separados da empresa, em vez de funcionários individuais.
Memos do Office
Memorandos (memorandos) são um tipo de correspondência que os funcionários podem usar para se comunicar dentro de seu próprio departamento ou entre departamentos da mesma empresa. Os memorandos costumam ser breves e não têm a formatação formal da correspondência comercial externa escrita. No entanto, os memorandos têm um formato e uma estrutura geral. Cada empresa formata memorandos de acordo com suas próprias preferências, mas, em geral, os memorandos mostram o destinatário, o remetente e o assunto no topo, às vezes em negrito. O corpo da mensagem está abaixo dessas informações no formato comum. Os funcionários podem entregar memorandos pessoalmente ou usar a distribuição de correspondência entre as empresas. Em algumas profissões, como as áreas jurídica e de saúde, as pessoas usam memorandos para enviar mensagens breves a outros profissionais e, em alguns casos, a clientes. As pessoas podem enviar esses tipos de memorandos por correio, por email e por fax.
Email Comercial
Atualmente, muitas empresas usam a correspondência por e-mail como uma forma de se comunicar dentro da empresa, bem como com clientes, fornecedores e outras empresas. Se a empresa tiver um website, os funcionários podem ter endereços de e-mail com o nome de domínio da empresa, como "[email protected]". A correspondência por e-mail tende a ser menos formal do que a correspondência manuscrita, fato que tem suas vantagens e desvantagens. Muitas empresas que permitem que seus funcionários usem os endereços de e-mail da empresa acham útil estabelecer um padrão uniforme para o e-mail da empresa. As empresas podem limitar o uso dos funcionários apenas para fins comerciais e regular estritamente os tipos de anexos de e-mail que um funcionário pode fazer o download. Se a empresa tiver um contrato de confidencialidade com seus funcionários, este contrato provavelmente se estenderá ao uso da correspondência por e-mail da empresa pelos funcionários. Uma empresa está bem dentro de seus direitos de exigir que um funcionário represente a empresa de maneira positiva, ao mesmo tempo em que corresponde a um endereço de e-mail da empresa. Algumas empresas podem exigir que os funcionários usem o e-mail da empresa para adicionar assinaturas de e-mail automáticas aos seus e-mails. Essa assinatura pode incluir o nome completo e título do funcionário na empresa, bem como o nome comercial, número de telefone, site e outras informações pertinentes.
Correspondência de negócios
A correspondência comercial profissional tem uma longa e formal história. As empresas frequentemente encomendam um projeto de papel timbrado no qual toda correspondência comercial é impressa. O design de papel timbrado pode incorporar o logotipo da empresa, bem como informações gerais de contato, como endereço de correspondência da empresa, números de telefone e fax e endereço do site. Algumas empresas personalizam o modelo de papel timbrado principal para indivíduos dentro da empresa, adicionando extensões pessoais e endereços de e-mail individuais às informações de contato. Correspondência comercial escrita tem uma estrutura formal. Embora o formato exato possa variar, em geral, a data vai no topo da letra, e o nome completo, título, empresa e endereço postal do destinatário estão abaixo da data. Você não precisa adicionar uma linha de assunto ou rótulos de campo, como "Para:" ao lado do nome e endereço do destinatário. A correspondência comercial escrita usa saudações iniciais, como "Querido" no início, seguidas do nome do destinatário e saudações de encerramento no final, como "Sinceramente", com o nome do remetente abaixo. O remetente pode querer assinar a carta para um toque pessoal. Se alguém que não seja o remetente da carta escreveu ou digitou, o datilógrafo deve incluir as iniciais do remetente, dois pontos e suas próprias iniciais abaixo da assinatura. Se a mesma carta for enviada para vários destinatários, ela deverá ser endereçada ao destinatário principal; todos os outros destinatários deverão ser notificados na parte inferior do e-mail ao lado das letras "CC", que representam "cópia carbono".
