As empresas hoje têm sorte de ter muitas ferramentas disponíveis para ajudar a facilitar a comunicação eficaz. De aplicativos de mensagens a chamadas de vídeo e plataformas de colaboração de equipes on-line, não há escassez de maneiras de se comunicar com colegas, clientes, parceiros e parceiros de negócios. Embora existam vários sistemas de comunicação diferentes que as empresas podem incorporar em seus processos do dia-a-dia, as qualidades da comunicação efetiva ainda são necessárias, independentemente de qual plataforma está sendo usada.
Ouça com atenção a conversa
Ouvir é um elemento-chave necessário para uma comunicação eficaz. Nos negócios, é importante praticar a audição ativa, o que significa fazer um esforço para ouvir e entender o que alguém está dizendo para você. Se um colega estiver falando com você sobre um problema com um cliente, é importante entender os detalhes antes de entrar em contato com uma solução.
As pessoas não gostam de conversar com alguém que não tem tempo para ouvir o que elas têm a dizer. Para mostrar a seu colega que você está listando ativamente, você pode repetir ou reformular partes da conversa para demonstrar sua compreensão da situação com o cliente. Fazer perguntas para obter esclarecimentos sobre os detalhes também é uma forma de ouvir ativamente e obter uma compreensão abrangente do quadro geral.
Conheça seu público
Modificar a mensagem com base no público é um critério para uma comunicação eficaz. O que você tem a dizer para uma pessoa não será o certo para outra com base em seu papel na organização e em seu conhecimento do tópico. Para transmitir sua mensagem de forma eficaz, você precisa alterar seu idioma, tom e meio para que seja adequado ao seu público.
Por exemplo, a maneira como você fala com um executivo em sua organização pode ser diferente da maneira como você fala com um colega, mesmo que o conteúdo da sua mensagem seja o mesmo. Algumas pessoas usam linguagem mais formal com superiores enquanto usam linguagem comercial informal com colegas. A cultura da sua empresa também afetará a maneira como você se comunica com as partes interessadas internas e externas.
Seja conciso, completo e correto
Proporcionar comunicação sucinta e direta ajuda a evitar a repetição e a frustração. Ao remover detalhes desnecessários da comunicação, você pode reduzir as chances de mal-entendidos. Atualmente, o tempo de atenção das pessoas é curto, por isso, transmitir sua mensagem em dez minutos é mais eficaz do que levar 30 minutos. Por exemplo, se você está se encontrando com um cliente sobre uma oportunidade de vendas, mostre a eles que você respeita seu tempo mantendo a apresentação o mais concisa possível.
Embora a comunicação eficaz seja curta e concisa, ela também precisa estar completa. Isso significa que a mensagem precisa incluir todos os fatos pertinentes e deve ser organizada de maneira lógica, por isso é fácil de seguir. Com base em quem você está falando, você pode assumir certos aspectos de seu conhecimento, fornecendo detalhes que eles talvez não saibam. Fornecer o significado completo da mensagem é fundamental para a comunicação efetiva. Por exemplo, se você está trabalhando com um novo parceiro de negócios e discutindo a compra de suprimentos, é essencial fornecer a eles todas as especificações dos materiais necessários. Sem fornecer essa informação valiosa, o fornecedor pode não ser capaz de entregar as peças certas, o que poderia causar frustração, atrasos e relacionamentos ruins.
Fornecer os fatos como estão sem exagerá-los é uma das qualidades de boas habilidades de comunicação e evita ambigüidade e confusão. Se você estiver lidando com uma reclamação que um cliente tenha com um funcionário, por exemplo, você deve receber feedback de ambas as partes para entender o problema.
Incorpore o feedback na mensagem
Uma comunicação eficaz envolve dar e receber feedback oportuno. O feedback ajuda a mostrar a você e à pessoa com quem você está se comunicando se a mensagem foi enviada e recebida com precisão. Se o feedback estiver totalmente fora de base, isso pode mostrar que você não se comunicou de forma eficaz ou que o destinatário não entendeu completamente o seu significado.
Em um ambiente de negócios, o feedback é fundamental quando se trabalha em equipe. Por exemplo, se você estiver em uma posição gerencial, precisará fornecer à sua equipe um feedback construtivo sobre seu desempenho, seu papel e suas habilidades de comunicação com os clientes. O feedback também envolve dar elogios, o que pode impulsionar o moral da empresa e aumentar a camaradagem.
Além de fornecer feedback, a comunicação eficaz também requer recebê-lo. O feedback construtivo é útil para melhorar seu desempenho no trabalho. Se você estiver encarregado de fazer um discurso durante uma reunião em toda a empresa, por exemplo, peça aos principais membros de sua equipe feedback após o discurso. Seu feedback lhe dirá se o seu discurso foi eficaz em transmitir sua mensagem e mostrará se sua equipe entendeu os principais pontos que você queria comunicar. O feedback deles também mostrará as áreas em que você precisa melhorar suas habilidades de comunicação. Por exemplo, se a crítica foi que o discurso foi longo demais, você sabe que, da próxima vez, poderá trabalhar para ser mais conciso em sua comunicação.
Mostrar respeito através da sua conversa
Ser respeitoso com as pessoas com quem você se comunica é um critério importante para uma comunicação eficaz. As pessoas estão mais motivadas a se envolver com você se você demonstrar respeito por elas e por suas ideias. Por exemplo, se você estiver conhecendo um cliente em potencial pela primeira vez, poderá demonstrar respeito ao abordá-lo usando o nome dele, o que faz com que ele se sinta apreciado. Tomando o tempo para ler sobre seus negócios e abordá-los em sua conversa vai um longo caminho para mostrar a perspectiva de respeitá-los.
Se você estiver falando com um parceiro de negócios por telefone, mostre seu respeito mantendo-se focado na conversa em mãos. Em vez de verificar seu e-mail ou navegar na Web enquanto fala ao telefone, manter-se envolvido com eles durante o telefonema é a coisa a ser respeitada.
Ao comunicar-se por e-mail com colegas, reserve alguns minutos extras para revisar sua mensagem, para que ela não apresente erros ortográficos ou gramaticais. Você demonstra respeito tomando o tempo necessário para construir sua mensagem com cuidado.
Não se esqueça da comunicação não verbal
As palavras que usamos para nos comunicar representam menos de 10% da mensagem que transmitimos. Isso significa que os sinais não verbais são críticos para uma comunicação eficaz. O tom da sua voz mostra o que você está sentindo quando se comunica. Se você quer ser amigável, por exemplo, tenha certeza de que seu tom é amistoso.
Seus gestos de mão, sua postura e sua linguagem corporal ajudam a transmitir o significado de suas palavras. Cruzar os braços indica que você está na defensiva ou fechado ao mesmo tempo em que faz contato visual para mostrar que deseja fazer uma conexão.
Preste atenção aos sinais não verbais que estão sendo comunicados pela pessoa com quem você está falando. Sua postura, tom e linguagem corporal irão mostrar como eles estão se sentindo sobre o que você está dizendo e podem ajudar a orientar a maneira como você se comunica com eles.
Requisitos do bom sistema de comunicação
Um bom sistema de comunicação requer que você escolha o sistema de comunicação correto para o trabalho em questão. Com tantas opções disponíveis, como telefone, mensagens, e-mail e pessoalmente, você deve escolher o meio que melhor se adapte ao tópico da conversa. Por exemplo, você não envia uma mensagem de texto ao seu chefe para que renuncie à sua posição ou peça um aumento. Esses tipos de conversas importantes devem ocorrer pessoalmente. Da mesma forma, você não precisa de uma reunião pessoal para pequenos problemas empresariais, que podem ser comunicados por e-mail para economizar tempo e recursos.
