Se você estiver hospedando um retiro corporativo, uma convenção ou outro evento especial, os palestrantes convidados podem oferecer ao seu público novas perspectivas e o benefício da especialização. Uma lista de verificação pode ajudar a organizar os arranjos para que tudo corra bem. Para fins de organização, divida a lista de verificação em áreas: viagem, financeira, tecnologia, endereço e palestrante. O host e o palestrante podem criar listas de verificação nessas categorias para garantir que o evento não tenha complicações.
Arranjos de Viagem
Oradores convidados, sejam pagos ou voluntários, geralmente devem viajar para o compromisso de falar. Isso pode envolver grandes planos de viagem, como passagem aérea e hotel, ou um simples passeio de carro. Cabe à organização anfitriã tomar as providências. Descubra de onde o orador está vindo, de que tipo de transporte ele precisará e de suas preferências quanto à hora de chegada e partida.Além disso, obtenha as informações pertinentes do interlocutor, como a data de nascimento, que é necessária para algumas reservas. Em seguida, a lista de verificação deve incluir a reserva de viagens - reservar um hotel, se necessário, e providenciar transporte terrestre, como um carro. Adicione uma nota para confirmar todos os arranjos vários dias antes do compromisso. As listas de verificação dos palestrantes devem incluir o fornecimento do host com as informações e a confirmação dos detalhes também.
Arranjos Financeiros
Os itens da lista de verificação do anfitrião devem incluir a confirmação de que o pagamento foi feito ao palestrante. Muitas vezes, os palestrantes recebem uma parcela antes do evento como um tipo de retentor e uma parte depois de concluir com sucesso o engajamento. Se este for o caso, faça dois itens da lista de verificação para não se esquecer. A lista de verificação financeira do palestrante deve incluir o fornecimento a todos os detalhes relevantes, como endereço ou número da conta para depósito direto, além de confirmar que o pagamento foi feito.
Necessidades Tecnológicas
Muitos oradores convidados empregam tecnologia como parte de seu endereço. Os palestrantes convidados devem fazer uma lista de tudo o que precisam - incluindo laptops, retroprojetor e tela, cabos, ponteiro, microfone e assim por diante. O host deve solicitar essas informações e adicionar itens práticos, como cabos de alimentação, laptops de backup e uma pessoa técnica à disposição para solucionar qualquer problema.
O discurso e materiais
As organizações anfitriãs devem deixar claro o que estão procurando no palestrante. Isso pode incluir um tópico específico para o endereço ou detalhes mais práticos, como o tamanho do endereço. Faça uma lista de tudo e envie para o palestrante. Para o palestrante, esta lista de verificação deve incluir o acabamento e a edição do endereço. O orador também deve marcar a criação de cópias duplicadas do discurso e materiais de apoio, como um PowerPoint. O apresentador e o palestrante devem trabalhar juntos para determinar se o orador fornecerá uma cópia antecipada do endereço, talvez para a mídia ou para um intérprete de linguagem de sinais.
Cuidado com o orador
Esta seção da lista de verificação é para o host, não para o palestrante. Seu orador deve ser tratado como VIP para o evento. Atribua uma pessoa para atuar como contato e manejador para o falante e forneça ao falante as informações de contato da pessoa designada. No dia do evento, certifique-se de que o manipulador saiba onde saudar o palestrante e forneça as atualizações necessárias para o evento e detalhes importantes. O manipulador também deve apresentar o palestrante a pessoas importantes na organização. Adicione itens à lista de verificação que garantem o conforto do falante durante o evento, como garrafas de água no pódio. Por fim, adicione itens da lista de verificação para se lembrar de agradecer ao palestrante após o evento - talvez com uma nota manuscrita ou arranjo floral - e finalizar todos os pagamentos.
