Quando sua organização precisa arrecadar fundos, um evento beneficente pode ser uma opção agradável e lucrativa. Ao oferecer uma tarde ou noite combinada com a oportunidade de ganhar prêmios de um sorteio ou licitação em um leilão silencioso, sua organização pode arrecadar dinheiro ao mesmo tempo em que desenvolve boa vontade e apoio para a sua causa. Seguir as regras da etiqueta adequada pode aumentar esse apoio e mantê-lo ao longo do tempo.
Seja honesto e direto
Embora a maioria das pessoas que participam de um evento beneficente o façam, sabendo que será solicitado, e talvez se espere, que o dinheiro seja oferecido, é importante agregar valor aos participantes também. Ofereça comida, bebida e entretenimento, além do leilão e do sorteio, dando aos seus convidados a oportunidade de conviver e socializar. Ao promover o evento, liste as diferentes atividades de captação de recursos que ocorrerão durante o evento. Um participante pode considerar a compra de seu ingresso como a doação para a causa e pode se sentir surpreendido por pedidos adicionais de dinheiro através de bilhetes de rifa ou outras solicitações de doação.
Tome não por uma resposta
Mesmo que sua causa valha a pena e seja importante, haverá momentos em que os potenciais doadores não estarão dispostos ou não poderão dar dinheiro. Quando alguém se recusa a participar, aceite a resposta graciosamente sem tentar usar culpa ou manipulação para mudar de idéia. Agradeça educadamente por sua consideração e, se apropriado, pergunte se você pode contatá-la no futuro com outras oportunidades.
Venda de ingressos durante o evento
Em alguns eventos, os participantes podem comprar bilhetes de rifa em um local definido, como a tabela de login, ou a organização possui representantes itinerantes que abordam os convidados durante todo o evento. Se você estiver trabalhando na sala para vender ingressos, use a etiqueta apropriada ao se aproximar das pessoas. Espere por uma pausa nas conversas antes de interromper e sempre diga “Com licença” ou “Perdoe-me” ao entrar em uma conversa em grupo. Sorria e ofereça um pequeno discurso de vendas para os seus bilhetes de rifa. Leve bastante troco para que você possa quebrar grandes contas para os compradores e sempre diga obrigado aos doadores.
Ser informado
Quando você vende bilhetes de rifa ou incentiva doadores a participar de um leilão, os representantes devem ser informados o máximo possível. Isso significa que eles devem saber o máximo de detalhes possíveis sobre o evento e os prêmios, para que o dinheiro será usado e as implicações fiscais da participação. Prepare os pontos de conversa para cada representante para memorizar, para que cada um possa fornecer essas informações sem que os potenciais doadores esperem. Além do discurso de vendas pessoalmente, forneça informações sobre sua causa com exibições em todo o evento. Por exemplo, uma exibição de pôster destacando os serviços da sua organização ou um modelo em escala de um edifício proposto pode ajudar a esclarecer a finalidade do levantamento de fundos e a construir o apoio dos doadores.
Diga obrigado
Quando o benefício terminar, reserve um tempo para agradecer aos doadores que compraram itens no leilão e fizeram doações para o fundraiser. Embora seja impossível agradecer a todos que compraram um bilhete de rifa, se os ingressos forem comprados anonimamente, tente reunir o maior número possível de nomes e endereços e envie notas e cartas de agradecimento personalizadas. Reconhecer o apoio dos doadores à sua organização pode ajudar a estabelecer uma base de doadores repetida. Além de cartas individuais, confirme os doadores no site da organização, com sinalização no evento e em anúncios no programa do evento e arquivados na mídia local.
