É importante escrever um relatório de dados que comunique efetivamente o assunto a executivos ocupados que têm apenas alguns minutos para passar pelo seu relatório. Uma das principais coisas a incluir é uma representação visual dos dados mais importantes, como gráficos e tabelas. Você também deve manter a linguagem concisa e livre de jargões.
Visão geral de escrever um bom relatório analítico
O primeiro passo é delinear o relatório de acordo com as diretrizes que você precisa seguir. Cada empresa normalmente tem seu próprio formato para escrever relatórios e você deve seguir o formato do seu. Este esboço basicamente fornecerá um roteiro a seguir conforme você escreve o relatório e espera ajudá-lo a lidar com o bloqueio de qualquer escritor que possa surgir mais tarde. Você deve criar seu relatório para explicar e analisar todos os dados e as conclusões alcançadas em um formato fácil de ler. Se o seu relatório for demorado, talvez seja necessário incluir um índice.
Considere o aspecto visual
Os dados, por si só, podem ser abstratos e difíceis de contextualizar. Portanto, você deve ser generoso ao usar tabelas, gráficos e tabelas para ilustrar os resultados de sua análise. Onde necessário, você pode incluir referências no texto para explicar os gráficos vitais. Seu leitor deve saber o que é mais importante em cada gráfico e, portanto, você deve destacá-lo, em vez de apenas descrever o que já pode ser visto. Além disso, verifique se as referências de texto estão próximas aos gráficos que elas referenciam, para que os leitores possam fazer a conexão entre os dois.
Faça um rascunho
Depois de concluir um esboço, crie um rascunho que inclua as informações mais importantes, estruturadas de acordo com o esquema. Os detalhes técnicos não são importantes agora; eles podem ser adicionados depois. A ideia é incluir as informações mais importantes primeiro para que o leitor possa encontrá-las facilmente quando receberem seu relatório. Lembre-se de que muitos de seus leitores estão ocupados. Além disso, lembre-se de ter cuidado com o uso do jargão, evitando-o sempre que possível.
Resumo Executivo e Resumo
Embora apareçam no início do seu relatório, o resumo executivo e o resumo são os aspectos finais que você escreverá. Ambas as seções representam um resumo do relatório, mostrando as importantes conclusões do relatório. É por isso que você os escreve por último.
O resumo executivo contém seu próprio significado em um relatório de análise de dados. O motivo pelo qual é chamado de resumo executivo é que é um resumo para os executivos da empresa. São pessoas presumivelmente ocupadas que não têm tempo para ler todo o relatório, repassando todos os detalhes. Você deve, portanto, tentar, tanto quanto possível, capturar os pontos mais importantes do relatório no resumo executivo, como o objetivo, os principais pontos de dados e a conclusão. Seja o mais conciso possível e inclua apenas os pontos mais importantes. Se os executivos puderem compreender imediatamente o que é o relatório, apenas lendo o resumo executivo, você terá feito o seu trabalho.
Faça revisões
Revise sua análise de dados quantas vezes precisar, certificando-se de organizar as informações de maneira lógica e coerente. Evite parágrafos volumosos e chatos e use espaço em branco para tornar o relatório esteticamente atraente. Apresentar informações tabuladas como gráficos. E, finalmente, evite o uso de voz passiva por toda parte.
