Uma política de ética empresarial que lide com a má conduta de funcionários é um passo em direção ao estabelecimento de um ambiente de confiança. No entanto, mesmo com uma política forte, convencer os funcionários a dar um passo à frente quando ocorrerem desvios de conduta pode ser um grande desafio para os proprietários de empresas. Por esse motivo, oferecer suporte aos funcionários por meio de programas e ações que integrem bons padrões de conduta à missão e visão de sua empresa é extremamente importante.
Começando
Defina a conduta imprópria no local de trabalho conforme se aplica ao seu negócio. Exemplos comuns incluem roubo, fraude, assédio sexual, insubordinação flagrante, condução de negócios pessoais e envio ou recebimento de e-mails pessoais durante o trabalho. Comunique essa definição a novos contratados e funcionários atuais por meio de padrões de conduta escritos e como parte do treinamento de ética. Proteja seu direito legal de assistir, ouvir e ler comunicações no local de trabalho, informando a todos que o monitoramento de funcionários é uma prática comercial padrão. Um benefício adicional para uma abordagem direta e direta é que ela freqüentemente transforma os procedimentos de monitoramento em controles preventivos em vez de reativos.
Um plano de monitoramento de conduta imprópria
Implemente o monitoramento de chamadas e o monitoramento de computadores como táticas para garantir que os funcionários estejam seguindo os procedimentos operacionais padrão e não estejam realizando negócios pessoais no trabalho. O monitoramento de chamadas envolve ouvir em tempo real conversas telefônicas selecionadas aleatoriamente ou gravá-las e ouvi-las mais tarde. Cumpra as leis de privacidade federais informando aos chamadores que a conversa pode ser gravada para fins de controle de qualidade antes que a conversa comece. As tecnologias de monitoramento de computadores incluem programas de software que permitem que você veja o que está na tela e armazene em terminais de computador e discos rígidos. Isso é útil para monitorar o uso da Internet e as comunicações por email e para evitar fraudes ou roubo. Instale câmeras de vigilância por vídeo nas estações de caixas registradoras, em áreas de armazenamento e salas de descanso para impedir o roubo interno.
Procedimentos de Auditoria
Revise conversas telefônicas gravadas e registros de chamadas, registros de computador, fita de vigilância por vídeo e relatórios de ações corretivas para identificar incidentes de má conduta anteriormente não detectados, bem como identificar tendências de comportamento. Crie e use listas de verificação de auditoria, comentários e resumos escritos ao abordar incidentes e tendências de conduta indevida. Antes de agir, analise as violações de conduta indevida descobertas durante o monitoramento ou uma auditoria com o funcionário infrator. É possível que informações ou ações observadas tenham sido mal entendidas ou retiradas do contexto. Um funcionário deve ter a oportunidade de fornecer uma explicação antes de decidir se deve tomar uma ação corretiva.
Incentivar os relatórios dos funcionários
Incentive seus funcionários a denunciar uma má conduta, dando um bom exemplo. Manter um forte compromisso com a prevenção e tratamento de desvios de conduta. Implemente uma política de portas abertas dentro da equipe de gerenciamento, forneça maneiras para que os funcionários denunciem a conduta inadequada anonimamente e criem uma cultura na qual os funcionários vejam a má conduta de reportar como uma parte normal de seus trabalhos. Quanto mais forte for o seu compromisso e quanto mais você apoiar e incentivar os relatórios de conduta inadequada, maior a chance de os funcionários seguirem seu exemplo e informarem incidentes de conduta imprópria.
