Para um negócio ser bem sucedido a longo prazo, tem que oferecer produtos e serviços - a preços aceitáveis - que atendam às necessidades do cliente. Ela também precisa de um plano de melhoria de processos para poder melhorar continuamente suas funções internas para diminuir os custos operacionais e aumentar a eficiência operacional e o moral dos funcionários.
Envolva seus funcionários
Comece criando um ambiente de trabalho que aceite e aceite mudanças. Uma política de portas abertas, tratamento justo e respeitoso e comunicações abertas são alguns dos ingredientes mais importantes. Se você dedicar tempo para criar uma fundação que incentive e recompense as contribuições dos funcionários antes de implementar um plano de monitoramento e melhoria operacional, será muito mais fácil obter o buy-in necessário para melhorar não apenas as operações no local de trabalho, mas todo o seu negócio.
Definir metas e medições de referência
O sistema "SMART" usa um acrônimo para orientar as empresas na definição de expectativas específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e oportunas. Faça isso para cada departamento.Em seguida, defina os critérios de benchmark para usar no monitoramento. Por exemplo, uma meta para as operações de atendimento ao cliente pode atingir uma taxa de satisfação de clientes de 99%, uma meta para contas a receber pode ser aumentar as taxas de cobrança em 20% em seis meses e uma meta para seu departamento de tecnologia da informação programas de gestão de vendas e inventário.
Um plano de monitoramento contínuo
Envolva todos os funcionários no monitoramento de processos. Os gerentes podem realizar revisões em nível de serviço, como monitoramento de chamadas e observações do lado da mesa, analisar relatórios e dissecar os processos operacionais atuais. Funcionários de nível inferior podem realizar testes de qualidade e contribuir com informações sobre fluxos de trabalho atuais. Agende reuniões regulares, privadas, departamentais e em toda a empresa para analisar os resultados e determinar quando ou se as alterações do processo são necessárias.
Implementar Melhorias no Processo Operacional
Um plano de melhoria orientado para resultados se concentra na melhoria de custo, qualidade, serviço ou velocidade. As etapas da ação variam desde pequenas alterações que eliminam etapas duplicadas ou outras redundâncias de fluxo de trabalho até o desmantelamento e o redesenho de todo o processo. Uma reformulação completa inclui a análise, priorização e remontagem de tarefas e etapas operacionais. Um redesenho de processo completo pode ser necessário quando as regulamentações de conformidade mudam ou para incorporar as tecnologias em mudança em seus negócios.
