Políticas e procedimentos são requisitos para a maioria das organizações. Muitos têm que escrever esses tipos de documentos porque precisam obedecer a regulamentações, como a International Organization for Standardization (ISO). A ISO é uma família de padrões que se concentra em melhorar a garantia de qualidade. Um dos exemplos mais comuns de políticas e procedimentos que as organizações escrevem é o Standard Operating Procedure (SOP).
Políticas
As políticas estabelecem as regras que a empresa implementará em toda a organização ou departamento. Por exemplo, a empresa tem uma política sobre senhas. Pode afirmar que os funcionários devem alterar as senhas a cada 60 dias. A política também pode declarar que o sistema notificará os funcionários 14 dias antes de suas senhas expirarem. Políticas devem ser claras, concisas e consistentes. Políticas também terão acrônimos. O escritor deve soletrá-los na primeira vez que eles são usados e, em seguida, usar os acrônimos em todo o resto das políticas.
Procedimentos
Procedimentos implementam políticas. Os procedimentos fornecem informações detalhadas, como instruções passo a passo sobre como executar tarefas. Um exemplo de procedimento seria como criar novas contas de rede. O primeiro passo pode incluir o gerente ter que preencher um formulário para seu novo contratado. O formulário pode exigir que o gerente forneça informações, como o nome completo do novo contratado, o cargo e o departamento onde o novo contratado estará funcionando. O gerente então envia o formulário para o departamento de TI. O administrador da rede terá então procedimentos que ela deve seguir. Isso pode incluir a configuração de uma conta de e-mail e rede e a criação de um selo de segurança. Procedimentos devem ser fáceis de seguir. É importante ter em mente que os procedimentos mudam ao longo de um período de tempo. Portanto, a empresa deve revisá-los pelo menos uma vez por ano. Deve designar uma pessoa para atualizar os procedimentos. Como as políticas, os procedimentos devem ser consistentes, concisos e precisos.
SOP
SOP significa Procedimento Operacional Padrão. Este tipo de documento descreve o que a organização e seus departamentos fazem. Além disso, explica os papéis e responsabilidades dos funcionários. Em seguida, o SOP geralmente incluirá políticas e procedimentos para cada departamento. Por exemplo, a política abrangerá as regras para aquisição de hardware. Em seguida, o procedimento fornecerá instruções passo a passo sobre como adquirir hardware. Embora o SOP consista principalmente em texto, um bom deve incluir gráficos organizacionais, diagramas, fluxogramas e fluxo de trabalho.
