Antes de contratar o primeiro funcionário, uma empresa deve formalizar suas políticas e procedimentos; isso é verdade para qualquer empresa. As políticas e procedimentos de uma empresa formam uma espécie de fundação; quanto melhores as políticas e os procedimentos forem escritos e quanto mais inclusivos forem, melhor será o negócio.
Recursos de Políticas
As políticas de uma empresa abrangem mais do que apenas as políticas obrigatórias estaduais e federais que são exigidas por lei; as políticas de uma empresa incorporam o posicionamento da empresa em questões específicas, tanto relacionadas ao funcionamento interno da empresa quanto a outros trabalhos externos. As políticas abrangem a posição da empresa em relação a folgas, dias de férias e feriados. Eles também indicarão a visão da empresa sobre como o cliente deve ser tratado, através de políticas de atendimento ao cliente e políticas de devoluções, produtos danificados, etc. As políticas da empresa ditarão a maneira como as informações são protegidas e os atos administrativos executados - não o procedimento real, mas as ações gerais que a empresa escolhe e por quê.
Recursos de Procedimento
Como complemento às políticas, que ditam por que algo é feito, os procedimentos da empresa explicam como uma ação é realizada. Isso é especialmente importante para grandes empresas. Um padrão de desempenho e uma comunalidade em como as tarefas são realizadas contribuem para o desenvolvimento de uma consistência que é tanto lucrativa, porque diminui a curva de aprendizado e simplifica as tarefas, e contribui para a satisfação do empregado, em que os padrões de desempenho são claramente definidos e tarefa procedimentos são consistentes.
Benefícios
O principal benefício de ter políticas e procedimentos estabelecidos é maior consistência. Esse tipo de consistência, exposta interna e externamente, ajuda a empresa a operar com maior eficiência e consistência. A consistência contribui ainda mais para as percepções do cliente sobre a qualidade e integridade da empresa. Esse tipo de consistência é tão importante que existem mandatos legais para empresas maiores, como a Sarbanes-Oxley, para garantir a consistência das partes interessadas. As empresas menores também se beneficiam da consistência fornecida pelas políticas e procedimentos. Por exemplo, ter livros consistentes é algo que um potencial investidor irá procurar. Na verdade, não é incomum que um possível investidor ou agente de crédito solicite uma cópia das políticas e procedimentos de uma empresa, também chamada de manual da empresa ou manual do funcionário, exatamente por esse motivo.
Manual
O manual do manual da empresa / empregado é uma coleção formal das políticas e procedimentos de uma empresa. Além do fato de que o manual é, em muitos casos, a primeira correspondência formal que a empresa terá com um funcionário, e pode ser solicitada pelos investidores, o manual também formaliza as operações do negócio, fornecendo uma referência que um novo funcionário pode ir para quando não tiver certeza de uma política ou procedimento, bem como fornecer uma base legal para ações disciplinares do empregado. Muitas ações judiciais foram frustradas porque a empresa tinha um manual de funcionários, que estabelecia claramente as políticas e procedimentos da empresa.
Equívocos
Dito isso, o manual do funcionário (e, portanto, as políticas e procedimentos formalizados) não é algo que deve ser encarado como uma ferramenta penal ou uma obrigação legal. Embora o manual sirva esses propósitos, as empresas com os melhores manuais (leia-se: mais úteis) usam o manual como uma oportunidade para construir uma base que ajude a garantir que todos estejam na mesma página, seja nos procedimentos reais ou por quê. esses procedimentos são feitos dessa maneira.
