Políticas e procedimentos claros e bem escritos garantem que as operações diárias reflitam sua visão de negócios e missão de longo prazo. Eles também criam uma estrutura para tomar decisões consistentes e justas e trabalham para proteger os interesses legais de seus negócios. O processo de adoção, que normalmente consiste em revisar, testar, modificar e ratificar, é essencial para garantir que as políticas e os procedimentos melhorem em vez de impedir a probabilidade de alcançar esses objetivos.
Rever os rascunhos de políticas e procedimentos
A fase de adoção, que é a terceira etapa do ciclo de vida de políticas e procedimentos, começa com uma revisão completa. Em muitas empresas, a equipe de gerenciamento conduz uma revisão inicial antes de aprovar resoluções propostas para modificação, teste ou aprovação. Procure ver se uma política proposta está vinculada a um objetivo estratégico e se os procedimentos estão vinculados a uma política pai. Além disso, verifique se a verbosidade é compreensível e direciona o público-alvo. Envie qualquer escrita que falhe na revisão inicial de volta ao revisor para revisão.
Estabelecer regras de feedback
Crie regras, incluindo datas de prazo, para fornecer feedback sobre modificações ou solicitações de revisão completas. Qualquer coisa enviada de volta após uma revisão inicial deve incluir o feedback apropriado, não uma declaração como “nenhuma opinião”. Por exemplo, exigir que o feedback comece com afirmações como “o rascunho exige pequenas modificações” ou “o rascunho é inaceitável e precisa de significância mudanças para serem eficazes. ”Siga estas instruções de abertura com mudanças específicas ou recomendações de revisão.
A fase de testes
Implemente a política e os procedimentos associados usando um público-alvo limitado e um horário específico. Na maioria das vezes, o público é o departamento ou usuários mais diretamente afetados. O período de tempo deve ser longo o suficiente para avaliar o efeito nas operações diárias e quaisquer possíveis repercussões. Instrua os gerentes e funcionários afetados a fornecer feedback sobre se a resolução é eficaz como está ou se as alterações podem tornar uma solução mais eficaz, mais eficiente ou mais alinhada a uma diretiva de conformidade.
Ratificar e implementar
A ratificação é o passo final na aprovação de políticas e procedimentos. Para uma pequena empresa com uma estrutura organizacional plana e poucos responsáveis pela tomada de decisões, isso pode ser tão simples quanto o proprietário da empresa se afastar e instruir recursos humanos para inserir a resolução no manual do funcionário. Para uma empresa de médio ou grande porte, a ratificação geralmente envolve uma revisão e discussão final, seguida por uma votação de resolução. Depois de aprovadas, as políticas e os procedimentos passam para a fase de implementação.
