Um sistema de rastreamento para renovar as certificações de funcionários é importante não apenas para solicitações de renovação em tempo hábil, que podem ser necessárias para continuar executando um trabalho específico, mas também para tomar decisões sobre aumentos salariais e promoções. Na maioria dos casos, o rastreamento eletrônico é mais eficiente do que usar um arquivo de marcação ou gravar datas de renovação em um calendário. Embora as opções eletrônicas possam incluir software de agendamento especializado, você também pode criar seu próprio sistema usando a opção de calendário em software de produtividade de escritório, como o Microsoft Outlook ou o Google Agenda.
Programar datas como tarefas
Insira duas datas para cada certificação - e cada funcionário - para garantir que a renovação seja feita pontualmente. A maneira mais fácil de fazer isso é usando a opção de tarefa para criar tarefas para cada data. Esta opção está disponível no Microsoft Outlook e no Google Agenda. Defina a data da primeira tarefa uma semana antes da data de renovação real. Esta é a data em que o funcionário deve começar a coletar informações sobre renovação e preencher formulários. Para a segunda tarefa, insira a data em que você enviará as informações. Em ambos os casos, as tarefas serão exibidas no dia correto no seu calendário.
Lembre-se
O Microsoft Outlook tem uma opção de lembrete que você pode definir após inserir as informações da data de renovação em uma nova tarefa. Coloque uma marca de seleção na caixa de lembrete e selecione a data e a hora em que você deseja que o lembrete seja reproduzido. Embora as tarefas do Google Agenda não tenham um sistema de lembrete automático, você pode classificar as tarefas por data e imprimir uma lista de tarefas diárias no menu Ações.
