Uma estrutura organizacional estratégica, cuidadosamente planejada, ajuda a empresa a operar de forma eficaz e eficiente. Uma estrutura ineficaz pode causar problemas significativos para uma empresa, incluindo perda de lucros, rotatividade rápida de funcionários e perda de produtividade. Especialistas em gestão usam os seis elementos básicos da estrutura organizacional para elaborar o plano certo para uma empresa específica. Esses elementos são: departamentalização, cadeia de comando, amplitude de controle, centralização ou descentralização, especialização do trabalho e grau de formalização. Cada um desses elementos afeta o modo como os trabalhadores se envolvem uns com os outros, com a gerência e com seus empregos, a fim de atingir as metas do empregador.
Dicas
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Os seis elementos básicos da estrutura organizacional são: departamentalização, cadeia de comando, amplitude de controle, centralização ou descentralização, especialização do trabalho e grau de formalização.
Departamentalização
Departamentalização refere-se a como a estrutura organizacional agrupa as funções, escritórios e equipes da empresa. Esses grupos individuais são geralmente chamados de departamentos. Os departamentos geralmente são classificados com base nos tipos de tarefas que os funcionários de cada departamento executam, mas essa não é a única maneira de criar a divisão departamental de uma empresa. Você também pode dividir a empresa em grupos com base em linhas de produtos ou marcas, localizações geográficas ou até mesmo nas necessidades dos clientes.
Cadeia de comando
A maioria das organizações, de empresas a organizações sem fins lucrativos e militares, utiliza uma cadeia de comando. Isso ajuda a eliminar ineficiências fazendo com que cada funcionário relate a um único gerente, em vez de a vários chefes. No contexto corporativo, esse tipo de cadeia de comando é refletido na estrutura organizacional e afeta as descrições de cargo, bem como as hierarquias de escritório. Os gerentes atribuem tarefas, comunicam expectativas e prazos aos funcionários e fornecem motivação numa base de um para muitos.
Quando os funcionários encontram obstáculos ou problemas, eles relatam ao gerente apropriado. Quando necessário, o gerente é responsável por levar a preocupação ou emitir a cadeia de comando para o próximo nível, e assim por diante. Essa cadeia de autoridade ou comando simplifica as operações e comunicações corporativas para um negócio mais eficiente e produtivo.
Amplitude de controle
O controle de uma organização define quantos funcionários cada gerente é responsável na empresa. Não existe um único tipo de controle que seja ideal para todas as empresas ou mesmo para todas as empresas de um setor específico. O período ideal dependerá de vários fatores, incluindo o tamanho da força de trabalho, como a empresa é dividida em departamentos e até mesmo as metas e estratégias de negócios específicas da empresa.
Outros fatores a serem considerados são o tipo de gerente atribuído a cada departamento específico e as descrições de cargo dos funcionários subordinados a esse gerente. Com base no estilo ou abordagem individual do gerente, o intervalo de controle pode variar de três ou quatro a 15 ou mais. Naturalmente, os gerentes que são colocados no topo da cadeia de comando normalmente têm um maior controle, já que são diretamente responsáveis pelos gerentes intermediários ou líderes de equipe.
Centralização e descentralização
Estruturas organizacionais também repousam em algum lugar em um espectro de centralização. Geralmente, entidades corporativas mais conservadoras adotam uma estrutura centralizada. Nesse design, os gerentes de nível C tomam todas as decisões, o gerenciamento projeta um plano para execução e os funcionários da linha de frente executam esse plano. Oficiais do nível C são geralmente aqueles no nível mais alto do organograma, como o diretor executivo, o diretor de operações e o diretor de marketing.
Centralizar a autoridade em um negócio significa que a gerência intermediária normalmente fica com pouca ou nenhuma informação sobre os objetivos que a empresa estabelece. Esse sistema é típico em grandes organizações corporativas, bem como em empresas de setores mais conservadores. Por outro lado, uma empresa poderia adotar uma abordagem mais descentralizada. Um sistema descentralizado permite que todos os níveis de gerenciamento tenham a oportunidade de contribuir com metas e objetivos de grande visão. Decisões maiores em toda a empresa ainda são geralmente reservadas aos executivos de nível C, mas os gerentes de departamentos desfrutam de um grau maior de latitude na maneira como suas equipes operam.
Especialização de trabalho
Em qualquer negócio, os funcionários em todos os níveis normalmente recebem uma descrição de suas obrigações e as expectativas que acompanham suas posições. Em empresas maiores, as descrições de trabalho são geralmente adotadas formalmente por escrito. Essa abordagem ajuda a garantir que as necessidades específicas da força de trabalho da empresa sejam atendidas, sem qualquer duplicação desnecessária de esforços. A especialização de trabalho garante que todos os funcionários tenham tarefas específicas que devem desempenhar com base na experiência de trabalho, educação e habilidades de cada funcionário. Isso evita uma expectativa de que os funcionários executem tarefas para as quais não tenham experiência ou treinamento prévio e os impedem de atuar sob suas capacidades.
Formalização
Finalmente, as estruturas organizacionais implementam algum grau de formalização. Esse elemento descreve os relacionamentos interorganizacionais. A formalização é o elemento que determina os procedimentos, regras e diretrizes da empresa adotados pela administração. A formalização também determina os aspectos da cultura da empresa, como se os funcionários precisam entrar e sair quando chegam e saem do escritório, quantas pausas podem ser feitas e quanto tempo essas pausas podem ser, como e quando os funcionários podem usar computadores da empresa e como todos os níveis devem se vestir para o trabalho.
