Quando você escreve um empregado, você assume uma das tarefas mais difíceis, porém cruciais, da administração. Escreva funcionários de forma justa, cuidadosa e construtiva e você terá um departamento bem administrado com melhoria de desempenho. Escreva um empregado vingativamente, com exagero ou por razões puramente punitivas, e você pode acabar com um processo nas mãos. Trabalhe com o departamento de recursos humanos para garantir que você use o processo corporativo para melhorar o desempenho dos funcionários.
Verifique as políticas corporativas ao redigir um funcionário. Muitas organizações definiram políticas ou formulários para redigir um funcionário e esperam que isso seja seguido. Se você não sabe se tal política existe, verifique com seu próprio supervisor ou com um funcionário de longo prazo. Não quebre a confiança compartilhando com quem a redação se referirá.
Rotule a redação de um Plano de Melhoria de Desempenho. A etiqueta do plano de melhoria de desempenho (PIP) coloca a descrição do funcionário no modo e na função corretos. Seu objetivo é melhorar o desempenho e fornecer um plano construtivo para fazê-lo, não para repreender ou constranger verbalmente o funcionário.
Comece listando cronologicamente problemas de desempenho observados objetivamente. Estes devem ler o mais factualmente possível com o mínimo de declarações opinativas quanto possível. Lembre-se, estes se tornam documentos legalmente responsáveis. Atenha-se aos fatos e deixe o resto permanecer em sua mente.
Conecte os problemas de desempenho com a descrição do trabalho real. Seu empregado deve ter uma descrição de trabalho com objetivos concretos. Observe como os problemas de desempenho observados afetaram negativamente a realização dos objetivos listados na descrição do trabalho. Seja o mais claro, sucinto e direto possível.
Escreva passos concretos de um plano de melhoria. Quando você escreve um empregado, ele tem que funcionar positivamente para o futuro, não negativamente para o passado. Especifique as ações concretas que você deseja que o funcionário realize. Seja claro sobre o processo, com quem o PIP será compartilhado e as conseqüências para os problemas contínuos de desempenho. Releia seu documento várias vezes, lendo em voz alta e fazendo os ajustes necessários. Termine com declarações positivas sobre as realizações do funcionário e seu desejo de ver o funcionário continuar contribuindo dessa maneira.
Tenha uma reunião privada com o empregado. Sem indicar a outros funcionários que a pessoa está com problemas ou sob disciplina, tenha uma reunião privada. Use um local onde os colegas de escritório não possam ignorar ou ouvir. Mantenha o tom calmo e evite respostas emocionais. Certifique-se de que o funcionário entenda o que você escreveu e solicite que o funcionário inicialize o documento, indicando que ele compreende as informações.
Dicas
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Deixe claro que esta reunião não é sobre defender ações passadas, mas melhorar o desempenho futuro. Se o funcionário se recusar a assinar ou assinar o documento, anote e assine o documento. Dê uma cópia para o empregado e guarde uma para você.
