Quando o desempenho dos funcionários fica abaixo das expectativas da empresa, muitos empregadores desenvolvem planos de melhoria de desempenho. O objetivo de um plano de melhoria de desempenho é dar ao funcionário a chance de corrigir deficiências de desempenho usando um método estruturado que inclui orientação de supervisor e monitoramento regular para medir o progresso. Alguns planos de melhoria de desempenho são a última oportunidade que um funcionário tem para permanecer empregado. Portanto, construa planos com diretrizes rígidas que listem as consequências das quais um funcionário é informado quando você escreve o plano.
Analise a avaliação de desempenho do funcionário para o período de avaliação atual. Compare-o com avaliações de desempenho de avaliações anteriores para determinar se o funcionário demonstrou proficiência no passado em relação a problemas atuais.
Relacione os padrões de desempenho nos quais o desempenho do funcionário fica aquém das expectativas. Por exemplo, se os padrões de desempenho indicarem que um agente de atendimento ao cliente deve manter 85% de satisfação no feedback do cliente, um funcionário cuja classificação seja de apenas 60% precisa melhorar. As áreas de melhoria podem incluir habilidades de comunicação, procedimentos de atendimento ao cliente e, possivelmente, habilidades de negociação e resolução de conflitos.
Discuta os pontos fortes do funcionário e como usar essas habilidades para melhorar em áreas onde seu desempenho precisa melhorar. Por exemplo, um funcionário que demonstre excelente proficiência em fornecer assistência ao cliente por telefone pode trabalhar na transferência dessas boas habilidades de comunicação ao auxiliar os clientes na interação face a face. Peça ao funcionário informações sobre como ele pode melhorar, como treinamento de habilidades profissionais ou orientação individual de um supervisor ou de um funcionário experiente.
Especifique áreas para melhoria em ordem de prioridade. Áreas críticas vêm em primeiro lugar, seguidas por áreas onde o funcionário pode fazer melhorias subsequentes ou pequenos ajustes. Considere a possibilidade de integrar pequenos ajustes para melhoria, se forem correções relativamente fáceis que o funcionário possa resolver imediatamente.
Documente o feedback do funcionário e as recomendações do supervisor. Construa um plano escrito que lista as deficiências de desempenho, de acordo com os padrões de desempenho. Além disso, liste as atividades que o funcionário levará para melhorar e os recursos necessários para a melhoria.
Agende marcos para monitorar o progresso no plano de melhoria de desempenho. Por exemplo, se a duração do plano for de 45 dias, as conferências semanais de acompanhamento com um supervisor devem revelar melhorias incrementais.
Indique as consequências de não seguir os termos do plano de melhoria de desempenho. Dependendo das áreas e tipos de melhoria, a remoção da posição ou mesmo a rescisão pode resultar de um funcionário não completar os termos do plano.
Obter um acordo do empregado sobre os termos e condições do plano de melhoria de desempenho. Forneça ao funcionário uma cópia do plano e peça a ele que assine a indicação de que ele entende os requisitos e as consequências.
Anexe uma cópia do plano de avaliação de desempenho atual ao plano de melhoria de desempenho e arquive os dois documentos no arquivo pessoal do funcionário.
