Embora as palavras anexo e anexo frequentemente sejam usadas de forma intercambiável em letras comerciais, elas representam diferentes métodos de inclusão de itens. No sentido mais estrito, um anexo é considerado parte da carta, enquanto um anexo é tratado como um documento separado. Para algumas organizações, como o governo, o uso de cada um é delineado pela correspondência enviada, enquanto que para outros o uso é aceitável.
Adicionando um anexo
Um anexo é um documento que faz parte da carta comercial. Adiciona ou descreve mais as informações dentro da carta. Alguns exemplos incluem uma planilha que fornece uma explicação visual do faturamento ou previsões financeiras, um gráfico que fornece uma visão gráfica das tendências de negócios ou de um orçamento. Ao enviar um anexo, inclua a palavra “Anexo” no lado inferior esquerdo da carta com ponto e vírgula e o número do anexo. Você também deve mencionar no corpo da carta que um item está anexado (ou vários itens anexados) que melhoram ou explicam as informações na carta.
Incluindo um recinto
Um gabinete é um documento além da carta comercial. Ele pode ficar sozinho como seu próprio documento e não requer a carta comercial para explicar o que o documento é ou como interpretá-lo. Ao enviar um anexo em uma carta comercial, coloque as letras "Enc" com um ponto-e-vírgula ou escreva a palavra "Enclosure" na parte inferior da letra do lado esquerdo. Em seguida, coloque o nome do documento. Isso alerta o leitor de que um segundo documento está incluído na correspondência. Um exemplo de documento apropriado para um gabinete é um currículo incluído em uma carta de apresentação. O currículo é separado da carta e fica sozinho.
Anexos no email
Em algumas situações, não há nenhum método disponível para diferenciar entre um anexo e um gabinete. Uma dessas situações ocorre quando você envia uma carta comercial por email. Como não há opção de recinto e o e-mail é uma forma de transmissão eletrônica, todos os documentos enviados por e-mail se tornam um anexo. O anexo é adicionado ao email como um item para download que é enviado com o corpo do email.
Uso do Governo Federal
Pode haver regras em vigor para o uso de anexos e anexos em certas filiais do governo federal. Por exemplo, no seu manual de correspondência, o Serviço Geológico dos EUA descreve como lidar com um anexo e um recinto ao enviar correspondência a eles. De acordo com o seu manual, você envia um item como um anexo quando a correspondência é um memorando, enquanto que se for uma carta, você deve usar o termo anexo para documentos adicionais. Em ambos os casos, digite "Enclosure" ou "Attachment" duas linhas abaixo do bloco de assinatura. Isso faz com que o leitor procure os gabinetes ou anexos. Se eles estiverem faltando, peça para que eles sejam enviados porque eles foram enviados com a carta ou memorando.
Se houver mais de um anexo ou gabinete, indique quantos, como "2 Compartimentos" ou "3 Anexos". Se um dos dois não estiver identificado no texto, use dois pontos após a palavra, seguido do título ou explicação do documento na próxima linha. Por exemplo: "Enclosure:" (próxima linha), indente dois espaços e adicione "Resume of John Q. Adams" sem terminar a pontuação. Quando há vários gabinetes ou anexos que não são mencionados no texto, o título ou descreve cada um em uma linha separada. Por exemplo: 2 Anexos: (próxima linha) indente dois espaços e digite: "Resumo de João Q. Adams" (próxima linha) indente dois espaços e digite: Lista de prêmios e conquistas "sem pontuação final.
