Uma carta comercial pode incluir anexos que retomem informações dentro da carta ou forneçam detalhes adicionais para melhor entendimento. O termo anexo é frequentemente intercambiado com o termo delimitação. Apesar de suas semelhanças, elas não são uma e a mesma coisa. Compreender as diferenças entre os dois e como citá-los em suas cartas de negócios fará com que pareça mais profissional e até mesmo lhe dê uma vantagem competitiva.
Dicas
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Ao citar um anexo ou um anexo em uma carta comercial, anote o arquivo anexado ou o nome do documento entre parênteses.
Anexo vs. Gabinete
Primeiro, certifique-se de entender a diferença entre anexos e gabinetes. Embora ambos permitam que você forneça mais informações e recursos adicionais, eles representam coisas diferentes.
Como o próprio nome sugere, um anexo é um documento ou arquivo anexado a uma carta. É considerado parte da carta, pois destaca os principais pontos, oferece mais informações ou apóia sua declaração. Quando você escreve a carta, consulte os documentos em anexo. Por exemplo, você pode anexar um contrato e mencioná-lo na carta, juntamente com informações relevantes sobre o que isso implica.
Cercados, por outro lado, são documentos separados. Por exemplo, se você estiver enviando uma carta comercial para um novo parceiro em potencial, você pode incluir um folheto, estudo de mercado ou gráfico comparativo. Não é necessário se referir a este documento na carta. A escolha é sua.
Anexos no texto
Ao citar informações de outro documento no texto, use parênteses em correspondência postal ou eletrônica. Anote o arquivo anexado ou o nome do documento entre parênteses. Supondo que uma carta esteja se referindo a uma reclamação por telefone, a citação incluiria o nome do documento de reclamação, como: (Em anexo: Customer Service Journal, 1/5/2017).
Citações no texto adicionam informações adicionais ao conteúdo da carta. A citação pode se referir a dados de planilhas, transcrições ou outras cartas. Use nomes de arquivos fáceis de ler que descrevam o documento. Se o documento for impresso, nomeie-o da mesma forma. Também é aceitável atribuir anexos com letras alfabéticas, como "Anexo A".
Como referenciar vários anexos
Além de usar uma citação de anexos no texto, também lembre seu leitor de anexos no final da carta. Abaixo do nome do signatário, no canto inferior esquerdo, digite "Anexos". É opcional listar o nome de todos os anexos no final da carta, mas é uma boa prática, especialmente se houver muitos deles. Isso dará ao destinatário uma ideia melhor do que esperar e dos arquivos de que ele mais precisa.
Como usar recintos
Os anexos não são mencionados com frequência no texto atual, mas essa não é uma regra difícil. Se os gabinetes forem citados na carta comercial ou no memorando, use o mesmo método descrito para os anexos. Exemplos de um gabinete incluem um currículo ou um aplicativo. Esses arquivos são referenciados no final da letra sob o nome impresso do signatário ao longo da margem inferior esquerda.
Use "Enclosure" para um gabinete e "Enclosures" para mais de um. Também é aceitável adicionar o número total de itens incluídos, como Anexos: 4. Se um documento for citado na carta, mas não incluído nele, anote-o como "s / Inclusões".
Formato Recomendado do Governo
Na correspondência do governo, algumas vezes é feita uma diferenciação entre uma carta comercial e um memorando. Com as letras, a citação é chamada de "Anexo", enquanto os memorandos geralmente se referem a eles como "anexos". Esses documentos são frequentemente mencionados no texto de acordo com uma letra alfabética atribuída, como "Anexo A".
Listar todos os anexos ou gabinetes, mesmo que uma segunda página seja necessária para fazê-lo corretamente, declarando "Anexos: Página 2." Se um documento referenciado não estiver disponível, isso é observado incluindo "w / o encl." deixar a parte receptora saber que o documento não está disponível e, portanto, não está incluído. Verifique com entidades governamentais específicas para especificações de modelo ou diretrizes de formato exclusivas.
