Um plano de gerenciamento de programas é usado para agrupar vários projetos independentes para alcançar um resultado estratégico de negócios. Muitas vezes, no gerenciamento de programas, muito foco é colocado na redação do documento do plano e menos foco é colocado na implementação. Uma quantia igual de esforço precisa ser colocada na implementação do plano para garantir que ele seja executado com sucesso, e que quaisquer desvios sejam reconhecidos e gerenciados de acordo. Geralmente, é responsabilidade do gerente do programa ou da equipe de gerenciamento do programa assumir a propriedade total do plano do programa e garantir que ele seja implementado de forma eficaz.
Itens que você precisará
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Software de planilhas
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Software de processamento de texto
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O email
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telefone
Estabelecer a cadeia de comando. Defina uma cadeia de comando clara com um processo de tomada de decisão formalizado. Certifique-se de que o processo seja simples e possa suportar tempos de retorno rápidos para que a implementação não fique paralisada. Assegure-se de que os processos definidos não estejam sendo contornados, monitorando continuamente a situação.
Desenvolver padrões de programa e indicadores de sucesso. Identifique os padrões que serão usados para medir a integração dos vários componentes do programa. Documente padrões relacionados a processos, comunicação, dados, relatórios, modelos e métodos de distribuição para garantir que vários projetos e tarefas que fazem parte do programa sejam integrados.
Identifique um cronograma de implementação e um relatório de status. Detalhes do documento das principais fases do projeto, cronogramas e marcos. Identifique os participantes do plano e os contribuintes do projeto e forneça-lhes documentação escrita de suas responsabilidades e mecanismos de denúncia. Isso manterá a equipe focada e na tarefa.
Comunique-se, comunique-se, comunique-se. Todas as partes envolvidas no plano de gerenciamento do programa precisam de comunicação constante. As comunicações devem incluir iniciativas e atividades em andamento, relatórios de desempenho, sucessos e conquistas e saídas para feedback, comentários e comentários.
Avalie o processo e, em seguida, reavalie o plano. Colete regularmente o feedback dos participantes e avalie se o objetivo está sendo alcançado. À medida que cada projeto-chave é concluído, realize uma reunião formal para discutir o processo. No processo, celebre o sucesso, identifique áreas de melhoria e modifique recursos conforme necessário para otimizar o desempenho. Se as metas não estiverem sendo atingidas, avalie se elas devem ser alteradas.
Desenvolva um plano de treinamento. Se o resultado do plano de gerenciamento do programa resultar em um novo sistema ou processo, um programa formal deve ser desenvolvido para fornecer treinamento e recursos para todos os usuários e proprietários do sistema. O plano deve descrever programas de treinamento, comunicações e gerenciamento de mudanças.
Dicas
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• Identifique os parâmetros que desencadeiam uma revisão aprofundada formal em termos de tempo, custo, pessoas ou qualidade do plano de projeto aprovado. • O plano é uma diretriz, não um conjunto de regras. É importante fazer desvios se eles forem garantidos. • Promover a comunicação aberta. Ouça o feedback de todas as partes envolvidas no processo; eles podem ter soluções mais eficazes para implementar parte do plano.
Aviso
• Torna-se um desafio lembrar quem deve fazer o que de acordo com cada versão do plano. A documentação e a comunicação escrita contínua facilitarão o gerenciamento. • Responsabilizar-se para garantir que o processo de implementação não fique parado. • Seja flexível. Alterações não planejadas podem ocorrer. Se o fizerem, avalie seu impacto e faça os ajustes necessários. Permaneça ciente dos recursos alocados.
