De acordo com o Business Dictionary, um sistema de gerenciamento de documentos é um “sistema eletrônico projetado para organizar e gerenciar documentos. Esses documentos geralmente são organizados com software, que fornece ao usuário a capacidade de acessar, modificar e armazenar centralmente os documentos. ”As empresas costumam usar esses sistemas para converter documentos em papel históricos em arquivos eletrônicos para fácil referência e reduzir o espaço de armazenamento. A maioria das empresas gera algum tipo de papelada associada às suas operações. Encontrar a melhor maneira de gerenciar esses documentos pode melhorar o fluxo de trabalho interno da empresa.
Revise os pontos de entrada para documentos comerciais. Os proprietários e gerentes de empresas devem determinar como os documentos entram na empresa e decidir a melhor forma de capturá-los eletronicamente.
Implemente software para capturar informações eletronicamente. As empresas podem solicitar a terceiros - como fornecedores, fornecedores ou grupos semelhantes - para enviar informações eletronicamente por e-mail ou sites. Isso permite que as empresas carreguem diretamente as informações em um sistema de gerenciamento de documentos.
Exigir que os funcionários digitalizem documentos em papel em um sistema de arquivamento eletrônico. Depois que um funcionário conclui sua tarefa, os gerentes podem exigir que ele verifique todas as informações pertinentes no computador ou no armazenamento do servidor da empresa. O funcionário pode então destruir o original para descartar informações confidenciais.
Configure um sistema de localização de documentos. A capacidade de localizar rapidamente documentos armazenados pode reduzir o tempo gasto de um funcionário na pesquisa de informações históricas. As empresas devem criar um sistema de arquivamento eletrônico padrão para que os indivíduos armazenem e encontrem informações em uma data posterior.
Dicas
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As empresas podem decidir terceirizar seu sistema de gerenciamento de documentos. As empresas podem se especializar no armazenamento de informações para que uma empresa não precise de grandes quantidades de espaço físico de armazenamento de documentos.
Aviso
Embora os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos ofereçam muitos benefícios para uma empresa, eles também podem ter desvantagens. As empresas devem ser capazes de proteger informações eletrônicas contra abuso ou fraude enquanto fazem o backup das informações para salvaguardar contra falhas do computador ou do servidor.
