O objetivo de um sistema de controle de documentos é garantir que os documentos usados pela sua organização sejam efetivos e atuais. Isso pode ser feito usando uma lista simples de documentos conhecida como lista principal.
Manual de Políticas e Procedimentos
Endereçar o controle de documentos dentro de sua política e manual de procedimentos deve ser o primeiro passo. Além disso, sua organização deve identificar um administrador para supervisionar o controle de documentos, sendo responsável pela lista principal de documentos.
Lista mestra de documentos
Crie uma lista mestre identificando os documentos usados em sua organização para operar de forma eficaz. Exemplos de documentos incluem manuais de procedimentos, manuais de qualidade, instruções de trabalho e formulários. Usando um formato de planilha, inclua o nome do documento e a versão. Se você estiver referenciando um procedimento obrigatório de uma fonte externa, referenciar o padrão na lista principal ajudará na rastreabilidade.
Processo de Revisão
Os documentos revisados devem ser anotados na lista principal. Por exemplo, Política e Procedimentos de Garantia de Qualidade, versão B. Você pode criar seu próprio sistema de identificação. Algumas organizações usam datas de revisão. Quando um procedimento é revisado, você também deve revisar quaisquer formulários ou instruções que referenciar no procedimento.
