O gerenciamento de documentos é o processo que as organizações usam para criar, controlar, proteger, armazenar, recuperar, compartilhar e destruir documentos em todos os seus formulários. Na era da proliferação de informações, rápidas mudanças tecnológicas e questões de segurança, as organizações que estabelecem sistemas de gerenciamento de documentos devem considerar não apenas boas práticas de negócios, mas regras, regulamentos e padrões promulgados por órgãos governamentais e internacionais.
Regra Fazendo Entidades: Financeira
Diversas entidades federais emitem regulamentações exigindo que as organizações cumpram as regras de gerenciamento de documentos. A seguir, um resumo dessas entidades, os tipos de organizações que elas impactam e o estatuto ou regulamento.
A Securities and Exchange Commission na SEC 17a-4 fornece regras de gerenciamento de documentos para corretores, analistas e outros envolvidos na troca de valores mobiliários.
A Lei Sarbanes-Oxley nas Seções 404 e 409 impacta a gestão de documentos por todas as empresas de capital aberto, bem como pelas firmas de contabilidade, auditores e envolvidos na negociação de valores mobiliários.
A compensação de cheques para o 21st Century Act (cheque 21) regula o controle de cheques e se aplica ao setor bancário. É administrado pelo Federal Reserve.
O Gramm-Leach Bliley Act protege as informações financeiras dos consumidores detidos por instituições financeiras e é administrado por várias agências federais.
A Regra 3010 da Associação Nacional de Corretores de Valores (NASD) e a Regra 342 da Bolsa de Valores de Nova York (NYSE) são administradas pela Comissão de Valores Mobiliários e regulamentam os requisitos de manutenção de registros relacionados a comunicações eletrônicas para membros dessas duas organizações.
Regras de cuidados de saúde
A Lei de Portabilidade e Acessibilidade do Seguro Saúde (HIPAA) se aplica a grupos como médicos, hospitais, companhias de seguro e empregadores envolvidos na compilação ou transmissão de informações do paciente. É administrado pelo Departamento de Saúde e Serviços Humanos dos EUA.
21 CFR 11 é a seção do Código de Regulamentos Federais administrada pela Food and Drug Administration dos EUA e que trata de registros eletrônicos e assinaturas eletrônicas. Esta seção afeta empresas de saúde e farmacêuticas.
Regras Militares
Os regulamentos do Departamento de Defesa (Departamento de Defesa 5015.2, versão 2) definem os requisitos para o software de gerenciamento de registros adquirido pelo Departamento de Defesa. Outras entidades governamentais também usam esse padrão para seu software de gerenciamento de registros.
Outras regras federais
As Regras Federais de Procedimento Civil regem como os escritórios de advocacia lidam com informações relacionadas a procedimentos legais.
The Internal Revenue Services Rev. Proc. 97-22 fornece regras para o armazenamento eletrônico e a transferência de informações do contribuinte e afeta o setor de serviços financeiros.
A necessidade de regras
Os americanos dependem das agências reguladoras para garantir que as proteções sejam implementadas para manter as informações pessoais seguras, proteger transações financeiras e exercer a supervisão apropriada sobre aqueles com controle sobre os ativos de alimentos, medicamentos, finanças e assistência médica do país. A infraestrutura de informação do país é vital para sua defesa e também deve ser protegida.
A padronização do gerenciamento de documentos vai além dos Estados Unidos. Entidades não-governamentais, como a Organização Internacional para Padronização e a API Open Document Management, trabalham para padronizar e compartilhar processos para sistemas de gerenciamento de documentos, a fim de garantir a segurança e a disponibilidade de registros informativos quando necessários.
