Apesar da sofisticação dos computadores e softwares de contabilidade atuais, o processo básico de folha de pagamento continua quase o mesmo de décadas atrás. Muito poucas empresas ainda registram e processam as folhas de pagamento manualmente, mas é essencial para qualquer gerente de negócios entender como o processo da folha de pagamento funciona para controlar adequadamente os custos de mão-de-obra e resolver problemas potencialmente dispendiosos. Isso é verdade mesmo se você terceirizar suas operações de folha de pagamento, uma alternativa popular. O processo de folha de pagamento começa com a gravação do tempo que os funcionários colocam no trabalho. Isso pode ser tão simples quanto uma folha de ponto manuscrita ou envolver o uso de relógios de ponto computadorizados que transmitem os dados diretamente para um computador que processará a folha de pagamento. Antes do início do processamento da folha de pagamento, novos funcionários ou aqueles cujo status foi alterado devem preencher um Formulário W-4 para isenções de retenção.
Cálculo da folha de pagamento
O empregador reúne todos os registros de tempo do empregado no final do período de pagamento, que podem ser semanais, quinzenais ou algum outro período). A primeira etapa no cálculo da folha de pagamento é encontrar o salário bruto de um funcionário, que pode ser tão simples quanto somar as horas trabalhadas e multiplicar pela taxa de pagamento da pessoa. Ajustes podem ser necessários para incluir horas extras, comissões, gorjetas e outras compensações. A compensação por despesas relacionadas a negócios, como reembolsos de milhagem, geralmente é incluída no pagamento de um funcionário após o cálculo do pagamento, porque esses reembolsos não estão sujeitos a impostos. O próximo passo é descobrir o subsídio de retenção do funcionário. Para fazer isso, você precisa da Circular E. da Publicação 15 do IRS W-4 e IRS. O salário sujeito a imposto de renda federal é o pagamento bruto menos o valor total das isenções de retenção.
Impostos
A parte mais complicada do processo da folha de pagamento é calcular os impostos. Para fins de folha de pagamento, os impostos se dividem em dois grupos: aqueles que o empregado paga e são deduzidos do salário bruto e aqueles que os empregadores pagam. Os funcionários pagam três impostos federais: imposto de renda, previdência social e Medicare. Instruções completas para o cálculo desses impostos são encontradas na publicação 15 do IRS. Na maioria dos estados, há também um imposto de renda estadual. Instruções para impostos estaduais estão disponíveis no Departamento de Receitas ou Tributação do estado. Os impostos pagos pelo empregador são a contribuição do empregador para a Previdência Social e Medicare, o imposto federal de desemprego e o imposto de desemprego estadual - FUTA e SUTA. Use a publicação 15 do IRS para calcular isso. Os impostos FUTA e SUTA devem ser calculados juntos porque há um crédito no FUTA para o SUTA pago.
Desembolso
O estado final do processo de folha de pagamento é realmente pagar o empregado e remeter os impostos. Fazer cheques de folha de pagamento é bastante simples. O cheque em si é muito parecido com qualquer outro cheque. No entanto, contracheques vêm com um esboço de folha de pagamento, que é uma lista por escrito dos salários, impostos e quaisquer outras deduções ou ajustes. O boleto da folha de pagamento, preenchido com cada item e os totais acumulados no ano, é entregue ao empregado para seus registros. É sempre aconselhável rever cheques antes de distribuí-los, pois os erros podem ser caros. Por exemplo, você não quer descobrir se uma batida de tecla perdida causou a emissão de um contracheque de US $ 3.000 quando o valor correto é de US $ 300. Envie impostos retidos ao IRS ou serviço de receita do estado de acordo com as instruções.
