Economize tempo e dinheiro
Folha de pagamento pode ser preparada por funcionários dentro de uma empresa, ou pode ser terceirizada para um serviço de folha de pagamento. Muitas empresas descobriram que terceirizar a folha de pagamento para um serviço profissional realmente economiza tempo e dinheiro da empresa.
Custos do empregado para folha de pagamento interna
Quando uma empresa opta por preparar sua folha de pagamento internamente, há despesas com funcionários para o preparador, como folha de pagamento, seguro social e contribuições do Medicare, seguro de compensação do trabalhador, possíveis benefícios médicos ou de aposentadoria e treinamento. Quando uma empresa contrata um funcionário para administrar a folha de pagamento de uma empresa, esse funcionário deve ser treinado em contabilidade e ser capaz de calcular a folha de pagamento e as deduções, juntamente com a preparação de relatórios de folha de pagamento e a realização de depósitos tributários oportunos.
Evite penalidades altas
Uma empresa será responsável por qualquer um dos erros cometidos pelo funcionário. Esses erros podem ser caros se os impostos não forem arquivados ou depositados, e se os cálculos tiverem erros. Os respeitáveis serviços de folha de pagamento garantem seu trabalho e pagarão multas, desde que o erro seja deles. É perfeitamente possível que uma empresa pague mais em multas a cada ano do que o custo da terceirização da folha de pagamento. Se eles tivessem usado um serviço de folha de pagamento, os erros teriam sido evitados ou a empresa de folha de pagamento teria sido responsável pelas penalidades.
Deveres da folha de pagamento
Os deveres da folha de pagamento incluem redigir cheques para os funcionários, calcular corretamente os impostos sobre salários e folha de pagamento, supervisionar os depósitos fiscais em tempo hábil e manter relatórios precisos. Se o empregado responsável pela preparação dos cheques estiver doente, os contracheques ainda terão que ser emitidos. Os serviços de folha de pagamento garantem que a folha de pagamento seja emitida no prazo de cada período de pagamento, com o mínimo de esforço dos funcionários internos da empresa.
Custo de terceirização
O custo de contratar um serviço de folha de pagamento é normalmente baseado no número de empregados. Quando a empresa se registra com um serviço, as contas são configuradas com o banco da empresa e o serviço de folha de pagamento, permitindo que o serviço de folha de pagamento emita contracheques e depósitos fiscais. Algumas empresas optam por ter os contracheques entregues diretamente à empresa, onde os cheques podem ser assinados e emitidos para os funcionários. Outras empresas autorizam a empresa de folha de pagamento a entregar ou depositar diretamente os cheques aos empregados.
Começando
Ao configurar uma conta com um serviço de folha de pagamento, as informações fiscais da empresa e os formulários do funcionário W-4 são entregues ao serviço, juntamente com a taxa de pagamento de cada funcionário. Durante cada período da folha de pagamento, a empresa entra em contato com o serviço de folha de pagamento e informa quantas horas cada funcionário trabalhou durante o período recente da folha de pagamento. O serviço de folha de pagamento, em seguida, calcula o pagamento, quaisquer deduções de folha de pagamento e também instiga o depósito de imposto federal. Os serviços de folha de pagamento também prepararão e emitirão W-2s e 1099s no final do ano, juntamente com relatórios mensais, trimestrais e anuais de folha de pagamento e impostos.
