O QuickBooks é um dos sistemas de software de contabilidade mais usados para pequenas empresas. O QuickBooks Pro é capaz de gerenciar a contabilidade de um pequeno negócio de construção, embora exista um programa mais avançado disponível através do QuickBooks Premier, que oferece recursos adicionais por dinheiro adicional. Há um debate dividido sobre se a versão Premier garante a despesa adicional sobre a versão Pro. A versão contratada do QuickBooks Premier possui recursos específicos para o cálculo de custos de trabalho e faturamento para o setor de construção. A configuração de uma empresa de construção, independentemente da versão adquirida, é a mesma.
Itens que você precisará
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Computador
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Software QuickBooks por Intuit
Abra o QuickBooks. Clique em “Criar uma nova empresa”. Clique em “Iniciar entrevista”. Digite as informações da sua empresa. Isso inclui o nome da sua empresa, identificação fiscal, endereço, número de telefone e fax, endereço de e-mail e site. Clique em "Avançar".
Selecione seu setor, “Construction General Contractor”. Clique em “Next”.
Indique a estrutura organizacional da sua empresa. Você é um único proprietário, parceria ou LLP, LLC, corporação, S-corporation ou uma organização sem fins lucrativos? Clique em "Avançar".
Digite o primeiro mês do seu ano fiscal. A maioria das empresas usa janeiro. Se você não tem certeza, é melhor procurar o conselho de um contador. Clique em "Avançar".
Configure e confirme suas senhas, se quiser usá-las. Clique em "Avançar".
Clique em "Avançar" novamente para salvar o arquivo da empresa e, em seguida, designe o nome do arquivo e o local em seu computador onde deseja que o arquivo seja hospedado. Clique em "Próximo" para personalizar ainda mais os dados da sua empresa.
Responda as perguntas sobre o que você vende. Você estará vendendo apenas serviços ou apenas produtos? Ou você estará vendendo ambos? Se você atualmente só vende um ou outro, mas acha que pode em algum momento expandir e querer vender ambos, clique em ambos. Ter a capacidade e não usá-la é mais fácil do que não tê-la, precisar dela e precisar configurá-la mais tarde. Clique em "Avançar".
Indique se você cobra imposto sobre vendas. Se você atualmente não cobra imposto sobre vendas, mas acredita que, posteriormente, você poderá fazê-lo, clique em "sim". Clicar em "sim" não significa que o sistema sempre cobrará impostos. Ele só fará isso quando você o aconselhar. É melhor ter a capacidade e não usá-la do que precisar dela e não ter a capacidade.
Indique se você deseja criar estimativas usando o software QuickBooks. QuickBooks irá recomendar que você selecione "sim" e as chances são boas que você gostaria de ter essa opção. Clique em "Avançar".
Indique se você deseja usar recibos de vendas no QuickBooks. É improvável que você o faça, já que essa opção é normalmente usada em vendas no varejo quando um cliente paga por mercadorias no momento do recebimento. Na indústria da construção, este é um cenário improvável. Clique em "Avançar".
Indique se você deseja usar instruções de cobrança no QuickBooks. QuickBooks recomenda isso para o negócio de construção. Clique em "Avançar".
Indique se você deseja ou não usar o faturamento de progresso. Isso é usado quando você fatura um cliente de forma incremental e geralmente com base nos marcos do projeto de reunião. Clique em "Avançar".
Indique se deseja ou não que o QuickBooks gerencie suas contas a pagar ou o que você deve aos seus fornecedores. Este é um dos maiores recursos do QuickBooks. Clique em "Avançar".
Indique como você pagará suas contas. Você vai imprimir cheques através de QuickBooks em cheques pré-impressos ou você usará um sistema de verificação separado com números de cheque que terão que ser inseridos manualmente no QuickBooks? Clique em "Avançar".
Indique se você aceita cartões de crédito. Clique em "Avançar".
Indique se você deseja acompanhar seu tempo ou o tempo de outras pessoas que estão concluindo o trabalho da sua empresa. Esse será o tempo gasto no projeto de um cliente que permitirá que você fature o projeto. Clique em "Avançar".
Responda a pergunta sobre seus funcionários. Você tem funcionários regulares da W-2 ou 1099 contratados? Você não tem funcionários? Clique em "Avançar".
Indique se você aceita moeda diferente de dólares americanos. Clique em “Next”. Novamente, clique em “Next” em “Usando contas em QuickBooks”.
Selecione a data de hoje ou uma data específica, como a data de início do ano fiscal em que você deseja que o QuickBooks comece a acompanhar seus dados financeiros.
Responda a pergunta relacionada à configuração da sua conta bancária. Se você não tiver seu último extrato bancário à mão, clique em "Não" e pule para a etapa 23. Se tiver sua declaração à sua frente, é melhor inserir os dados agora. Clique em "Sim" e "Avançar".
Digite um nome da conta bancária para a qual você está fornecendo informações, como "Banco Continental - Cheque" ou "Banco Fantasia - Mercado monetário". Nomeie algo que indique claramente o que é. Mais tarde, quando você está depositando fundos ou pagando contas, isso elimina a confusão sobre a qual conta o dinheiro deve ir para ou de. Digite o número da conta e o número de roteamento. Estes aparecerão em seus cheques e em seus extratos bancários. Insira a data em que sua conta foi aberta ou onde você pretende que seu acompanhamento de dados financeiros tenha começado.
Entre com a data do “Extrato final” que deve ser impresso diretamente no seu extrato bancário. Digite o saldo final da declaração. Clique em "Avançar". Digite "Sim" se você tiver outra conta para configurar. Repita as etapas necessárias para inserir informações da conta bancária. Caso contrário, clique em "Não" e, em seguida, em "Avançar".
Revise a lista de contas que foram configuradas automaticamente para sua empresa. Aqueles com uma marca de seleção ao lado deles são contas que você poderá usar. Coloque um cheque ao lado de qualquer um que não tenha um, mas que você acha que usará. Remova um cheque de qualquer um que tenha um cheque, mas que você sabe que não vai usar. É melhor deixar isso em paz se você não tiver certeza. As alterações podem ser feitas mais tarde quando você insere recibos ou faturas e todas as contas podem ser personalizadas. Esta lista de contas é um bom ponto de partida. Clique em "Concluir".
