Empresas, agências governamentais e outras organizações atribuem DLNs a documentos importantes como um número de identificação exclusivo. Embora os DLNs possam ser usados em qualquer organização, eles são especialmente comuns em organizações financeiras, como bancos e agências de impostos. O Internal Revenue Service depende de DLNs para acompanhar as declarações fiscais e muitos de seus registros, incluindo decisões de isenção de impostos.
Números do localizador de documentos
Um número de localizador de documento é um número de vários dígitos atribuído a um documento específico para permitir que o documento seja facilmente rastreado de volta ao seu arquivo de origem original. Cada organização cria seu próprio protocolo para DLNs, mas os números geralmente são formatados com precisão. Por exemplo, os dois primeiros dígitos podem indicar a origem do documento, os dois dígitos seguintes o tipo de documento e outros dígitos podem indicar a data de criação, códigos de categoria e outros recursos críticos para o documento.
DLNs e isenções fiscais
O IRS usa DLNs para rastrear suas cartas de determinação e outros documentos relativos a ações de isenção de impostos. Um documento fiscal típico contém vários identificadores detalhados, como um número de identificação do empregador para um número de empresa ou da Previdência Social de um indivíduo, junto com as informações de nome e endereço e o gerente de caso do IRS. Ele também contém um número de localizador de documentos de 14 dígitos.
Formato
Os DLNs usados pelo IRS para declarações fiscais e documentos de isenção de impostos contêm 14 dígitos divididos em sete campos. Cada campo tem um significado particular que é útil dentro do sistema administrativo do IRS. Por exemplo, o primeiro campo tem dois dígitos e representa o centro de processamento do IRS responsável pela solicitação de isenção. Outros campos incluem códigos para a classificação fiscal, um código de data e um número de bloco e de série para identificar os detalhes de como o documento foi tratado e transmitido.
Exemplos
Organizações sem fins lucrativos, por vezes, publicam cartas de determinação do IRS detalhando o status de isenção de impostos do grupo. A carta contém DLNs. O IRS torna públicos seus manuais de procedimentos para usar DLNs para gerenciamento de documentos. Por exemplo, o manual "Procedimentos automatizados de processamento de organizações isentas" instrui os usuários a consultar o sistema por DLN, número de identificação do empregador ou vários outros identificadores.
