Como executar um inventário da igreja

Inventário para organizações religiosas pode ser itens físicos e conjuntos de habilidades de membros da congregação dispostos a doar seu tempo. Aqueles dispostos a doar seu tempo e experiência devem ser contabilizados para que possam ser utilizados adequadamente para o benefício da igreja. Os ativos físicos da igreja devem ser documentados por escrito com documentos armazenados com segurança em vários locais. Várias pessoas podem ajudar a preparar um inventário inicial da igreja, mas a manutenção e o armazenamento seguro dele devem ser atribuídos a um representante. A coleta do inventário inicial pode levar até uma semana, e a reconciliação anual de inventário não deve demorar mais do que um dia ou dois. Este projeto requer atenção aos detalhes.

Itens que você precisará

Software de planilhas
Internet
Impressora / Copiadora
Prancheta
Lápis
Rótulos

Inventário de itens físicos

Obtenha um formulário de inventário da igreja pronto a partir da Internet ou crie o seu próprio usando um software de planilha. Na parte superior do formulário, inclua o nome e os espaços da sua organização para o número da planilha e o nome do local. Abaixo disso, crie colunas intituladas "Número de série," Descrição do item, "" Data adquirida "," Valor inicial "e" Manter / descartar ". Imprima cópias suficientes do formulário para usar em cada sala da igreja e cole em uma área de transferência.

Distinguir entre suprimentos e equipamentos, observando um valor em dólar que quantifica a distinção. Por exemplo, itens com custo inferior a US $ 500 cada são considerados suprimentos, enquanto itens com custo acima de US $ 500 cada são considerados equipamentos. Devido ao seu valor, o equipamento deve ser inventariado enquanto não for necessário inventariar suprimentos.

Crie uma lista sequencial de números de série usando o software de planilha e imprima os números, um em cada, em rótulos de 1 polegada. A primeira vez que o inventário é levado em consideração, os números de série devem estar no formato numérico ano-mês-único. O número único é aquele que irá mudar sequencialmente, por exemplo: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.

Comece em uma sala e identifique todos os itens que contam como equipamento. Uma vez identificado, anexe um rótulo de número de série na parte inferior de cada item para que os itens possam ser rastreados.

Anote o número da folha e o nome da sala usando os formulários de inventário em uma área de transferência. Para cada item dado um número de série, registre os dados em todos os campos presentes no formulário de inventário.

O campo de descrição deve ter uma visão geral do item. O campo serial deve conter o número que você colocou na parte inferior do item. Ao obter informações iniciais sobre o inventário, a data adquirida e o valor inicial podem não estar disponíveis. Se for, preencha o formulário em conformidade. Se não estiver, escreva a data atual no campo adquirido por data e estime o valor. Se um item estiver sendo mantido, basta colocar uma marca no campo. Se estiver sendo descartado, anote a data de descarte.

Vá de sala em sala repetindo as etapas 4 e 5. Lembre-se de continuar observando o número da folha e o nome da sala na parte superior de cada folha à medida que você muda de local.

Faça cópias únicas dos formulários de inventário concluídos. Coloque uma cópia cada, em ordem seqüencial por número de folha, em um fichário de três argolas. Coloque um fichário em um local externo seguro e o outro no local em um escritório administrativo. Siga os procedimentos de inventário pelo menos uma vez por ano.

Inventário de Conjuntos de Habilidade

Obtenha um formulário de voluntariado da igreja já pronto na Internet ou crie o seu próprio usando um software de planilha. Inclua campos para "Nome", "Endereço", "Número de telefone", "Endereço de e-mail", "Dias disponíveis" e "Horas por semana disponíveis". Em uma coluna da página, liste os conjuntos de habilidades ou papéis necessários e instruções para os voluntários circularem áreas de interesse, como motorista de ônibus, voluntário do serviço de alimentação, coordenação de atividades e funcionário de doações de despensa de alimentos.

Distribua o formulário durante a escola dominical ou um culto na igreja ou envie-o por correio com um pedido para o seu retorno a um local específico em ou antes de uma data específica.

Insira os formulários em um fichário de três argolas ou, para facilitar o uso, crie um banco de dados digital com informações e interesses pessoais dos voluntários. Dessa forma, o contato direto pode ser feito com os membros interessados da congregação, e a equipe administrativa pode ver com precisão os recursos disponíveis para a igreja.

Distribuir novos formulários de voluntários, o mais tardar, uma vez por ano. Se os formulários atualizados não forem retornados para a pessoa que os preencheu no ano anterior, faça contato telefônico para determinar se eles ainda gostariam de doar seu tempo nas áreas que anotaram anteriormente e fazer as alterações necessárias.

Dicas

A tradução dos dados da folha de inventário físico em uma planilha digital fornece um terceiro ponto de proteção.

Adicionar novos itens ao estoque à medida que eles chegam garantirá que a data de aquisição e o valor inicial sejam registrados corretamente.

Revise o formulário de voluntário anualmente para incluir novos conjuntos de habilidades ou posições.