Qualquer pessoa que trabalhe ou gerencie um escritório compreende a importância de manter um estoque de material de escritório. Nada leva o progresso do trabalho a um impasse mais rápido do que ficar sem o básico, como canetas, cartuchos de toner, papel e envelopes. Depois de ter os suprimentos disponíveis, é importante acompanhar os gastos e o uso seguindo algumas regras simples de gerenciamento de inventário básico.
Porteiro
Uma das primeiras regras do bom gerenciamento de estoque é garantir que ele tenha um gerente. Indique um gatekeeper. A manutenção bem-sucedida do estoque significa saber o que está à mão e há quanto tempo está lá, registrando o valor do inventário e monitorando para onde ele vai quando sai da área de fornecimento. Material de escritório inclui muitos itens pequenos que podem desaparecer facilmente. O inventário deve ser mantido em uma área segura com acesso limitado a alguns funcionários importantes. Mantenha um registro de itens dispensados e itens substituídos.
FIFO
FIFO é um acrônimo para first in, first out. É um termo contábil para relatar o valor do estoque e garante que os itens comprados primeiro sejam usados primeiro para que o valor permaneça preciso. Essa também é uma maneira inteligente de evitar que o inventário se torne antigo, obsoleto ou obsoleto. Os itens comprados primeiro devem ser usados primeiro. Quando o estoque de reposição for adquirido, coloque-o atrás do estoque antigo e instrua os funcionários a levar suprimentos pela frente. Itens com tinta podem secar, papel pode amarelar e partes do equipamento podem se tornar obsoletas. Use o método FIFO para reduzir o desperdício e manter seu inventário atualizado.
Alavancar a compra
A manutenção de um estoque de materiais de escritório permite que uma empresa compre grandes quantidades, o que se traduz em economia de desconto. Essas economias se acumulam rapidamente ao comprar os itens mais populares a granel. Se a compra de todas as suas necessidades de suprimento de escritório for concedida a um único fornecedor, use esse poder de compra para negociar economias em compras menores também. Aproveite ao máximo os programas de recompensas oferecidos pelos fornecedores. O negócio de suprimentos de escritório é competitivo, então use um processo de licitação para determinar qual empresa possui o melhor programa para suas necessidades.
Organização
A chave para o gerenciamento bem-sucedido de estoques está na organização dos suprimentos. Para que um sistema seja eficiente, os funcionários precisam ter acesso ao que precisam, quando precisam. Os suprimentos devem ser guardados com os itens mais usados ao nível dos olhos e de fácil acesso. Armazene menos itens usados em prateleiras mais altas, mas certifique-se de que eles não sejam esquecidos. Publique uma lista de inventário do que é armazenado e onde ele pode ser encontrado. Mantenha a área limpa e organizada. Substitua os itens com tempo de espera suficiente para não esgotar, especialmente os itens críticos. Purgar itens obsoletos regularmente.
