Manter um inventário de suprimentos de escritório aceitável para o seu negócio é uma tarefa exigente e precisa. Quando você aprende a comprar suprimentos de escritório, começa a perceber a diversidade de necessidades da sua empresa. Para se tornar proficiente em manter seu estoque de material de escritório atualizado, você deve estar organizado e encontrar tempo para fazer um inventário todos os dias. É do seu interesse recrutar alguém para ajudá-lo a comprar material de escritório se você tiver uma população de escritório de 50 pessoas ou mais.
Itens que você precisará
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Prateleiras
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Rótulos
Organize seu material de escritório em prateleiras na área de armazenamento do escritório. Para manter um estoque de material de escritório, só pode haver um centro de armazenamento e distribuição central para seus suprimentos. Use etiquetas e uma caneta para marcar áreas nas prateleiras onde os itens devem ser armazenados.
Crie uma lista dos suprimentos que você possui atualmente anotando um inventário físico. Transfira sua lista para uma planilha de computador à qual você possa fazer referência regularmente. Os suprimentos que você começa serão os níveis de pedido que você usará. Ao analisar o uso de suprimentos de escritório mensalmente, você poderá ajustar seus níveis de estoque para pontos que manterão suprimentos suficientes sempre disponíveis.
Encomende online o seu material de escritório através de um fornecedor respeitável. Como alternativa, crie uma ordem de compra toda vez que você fizer o pedido pelo telefone, o que permitirá rastrear seu histórico de compras. Certifique-se de verificar seu pedido em relação ao seu pedido de compra original para garantir que recebeu todos os produtos.
Faça um inventário físico a cada semana e acompanhe a flutuação em seu estoque de material de escritório. Se você perceber que os níveis de seu bloco de notas estão caindo abaixo do valor do inventário mensal, aumente seu número de estoque de acordo e use esse novo número de estoque quando fizer o pedido novamente. Faça isso para cada item em sua prateleira de material de escritório.
Desenvolva uma política em que todos os pedidos especiais do escritório devem passar por você. Se você notar um padrão de necessidade para um determinado item de pedido especial, adicione esse item ao seu inventário regular.
Dicas
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Discuta as opções de reordenamento com seu representante de vendas de materiais de escritório para determinar se esperar e comprar em grandes quantidades economizará seu dinheiro. Dependendo da sua taxa de consumo, você pode economizar dinheiro fazendo sua reordenação uma vez por trimestre, em vez de uma vez por mês.
Você pode tentar instituir uma política na qual deve distribuir todos os materiais de escritório e tentar usar essa atividade para fazer seu inventário, mas ainda deve fazer um inventário físico pelo menos uma vez por mês. Gerentes e executivos podem decidir começar a levar seus próprios materiais de escritório ou outros funcionários podem ter acesso à sala de armazenamento e seu sistema de reordenamento será descartado.
