Um pagamento em excesso para um empregado é geralmente o resultado de um erro no cálculo da folha de pagamento. Como empregador, um pagamento excessivo pode acontecer se você pagar ao empregado mais horas ou salário do que ela tem direito ou se você não fizer uma dedução obrigatória ou voluntária. Em ambos os casos, você pode corrigir a situação.
Consultar Lei Estadual
No momento em que você descobrir o erro, consulte o departamento de trabalho do estado sobre os procedimentos para coletar salários em excesso. Muitos estados permitem que você faça tais deduções através da dedução da folha de pagamento. Dependendo do montante devido, você pode reter o pagamento de uma série de contracheques como uma quantia fixa. A lei estadual geralmente limita o valor que você pode reter em um período de pagamento. Observe que, além das deduções obrigatórias, o estado pode não permitir que você faça nenhuma dedução do pagamento de um funcionário sem o seu consentimento por escrito. Além disso, o estado pode proibi-lo de fazer a dedução se fizer com que a receita do empregado caia abaixo do salário mínimo exigido.
Notificação de Reembolso
A cobrança do pagamento por meio da dedução da folha de pagamento pode ser conveniente para o empregado, especialmente se você cometeu o erro e o empregado já gastou o pagamento a maior. Se você descobrir o erro logo após pagar o funcionário e notificá-lo imediatamente, o funcionário poderá pagar o pagamento indevido imediatamente. Se você estiver coletando o pagamento a maior por meio de dedução da folha de pagamento, notifique o funcionário da situação por escrito e inclua detalhes do pagamento a maior, como quando ocorreu o pagamento a maior, o valor, quando ocorrerão deduções na folha de pagamento e os valores de dedução. Dê ao funcionário outras opções de método de pagamento, como cheque pessoal, ordem de pagamento ou dinheiro. Se o consentimento por escrito do funcionário for necessário para efetuar a dedução e o empregado se recusar, você poderá tentar recuperar o pagamento indevido mediante a apresentação de uma ação judicial contra o empregado.
Ajustes da folha de pagamento
Ao coletar o pagamento a maior, você também deve ajustar os registros da folha de pagamento do empregado de acordo. Por exemplo, se você paga em excesso o salário em US $ 200 por um período de pagamento específico, faça o ajuste como negativo, de modo que ele seja retirado dos ganhos acumulados do empregado e seu W-2 esteja correto para fins fiscais. Quando você paga em excesso o funcionário, os impostos e deduções associados ao valor pago a mais também são retirados do pagamento. O software de folha de pagamento ajusta automaticamente os registros da folha de pagamento do empregado quando você insere o pagamento a maior como negativo. Se você não usar o software de folha de pagamento, calcule manualmente a diferença entre suas deduções originais e o que elas deveriam ter sido. A diferença é o valor das deduções pagas em excesso. Quando você subtrai o salário em excesso do pagamento do empregado, ele reduz sua receita total e ajusta suas deduções reduzindo os valores. Se o pagamento a maior for devido a uma dedução que não estava sendo tomada, ajuste a dedução como positiva para que ela seja deduzida da receita dela.
Pagamento de Imposto sobre Desemprego
Você é obrigado a pagar imposto de desemprego federal e taxa de desemprego do estado até uma certa quantia a cada ano em todos os empregados que você paga salários. Quando você paga a mais que um funcionário e não atingiu o limite salarial anual, isso pode resultar em uma taxa de desemprego federal e estadual excedente em excesso. Neste caso, relate o pagamento indevido do imposto de renda federal ao Internal Revenue Service (Serviço da Receita Federal) e o pagamento indevido do imposto de desemprego estadual à agência estatal administradora, para que você possa receber crédito pelo pagamento indevido.
