O mundo digital tornou a comunicação, sem dúvida, o conjunto de habilidades mais importante para indivíduos e corporações. Quando as comunicações se desfazem dentro de uma empresa, muitas vezes é um preditor de quando outras dinâmicas do local de trabalho seguirão essa espiral descendente. Para dominar a comunicação, é preciso entender as diferenças fundamentais entre as comunicações formais e informais, e quando cada uma é melhor aplicada. Quando a comunicação é fluida e aberta, muitas vezes leva a maior eficiência, melhores relacionamentos e maior moral.
O que é comunicação corporativa?
Antes de entrar nos meandros dos métodos de comunicação formal e informal, é bom ter uma essência básica do que compreende a comunicação corporativa.
A comunicação corporativa pode ser tanto interna quanto externa. Às vezes, pode ser sobre como educar os funcionários sobre a imagem da marca e como manter e projetar a marca em todos os seus esforços. As comunicações são usadas para construir relacionamentos com as partes interessadas. É através de mensagens que o dano é controlado ou piorado quando as coisas vão para o lado. As comunicações definem marketing, relações públicas e reconhecimento de marca externa. É nas mensagens e na comunicação que as corporações criam estruturas para onde elas estão indo e quais projetos estão descendo pelos canos.
Em resumo, as comunicações corporativas estão por trás de quase todos os aspectos dos negócios modernos. Superar a comunicação é uma maneira fundamental de que os funcionários e a administração possam levar suas carreiras a alturas maiores.
Quais são os métodos formais e informais de comunicação?
Qualquer maneira que alguém escolha para fazer algo conhecido é um método de comunicação e a variedade é vasta. Alguns incluem:
- Conversando em torno do bebedouro.
- Envio de um email para toda a empresa ou de pessoa para pessoa.
- Postando em fóruns corporativos.
- Compartilhando em um boletim informativo corporativo.
- Fixando um panfleto no quadro de avisos do refeitório.
- Mensagens de chat peer-to-peer.
- Conversas de grupo ou equipe em um grupo de empresa Slack ou placa de base.
- Dirigindo-se a uma mesa redonda corporativa.
- Fazendo um discurso em um piquenique da empresa.
- Qualquer forma de mensagens de texto, mídias sociais e até vídeos.
- Emitir um relatório das partes interessadas.
Nenhum desses métodos é ineficaz para se comunicar. Todos eles espalham a palavra. A questão é, eles são um método apropriado para essa mensagem? Ainda mais importante, eles são inadequados?
Em algumas regiões, o envio de mensagens de texto após o horário pode ser contra a lei ou uma contravenção dos termos contratados de um funcionário. Fazer amizade no Facebook pode ser inadequado para um supervisor ou gerente, pois pode levar a uma informalidade desenfreada fora do horário de trabalho. De região para região e de empresa para empresa, a atual variedade de comunicação apresenta uma variedade de dilemas e considerações que devem ser reconhecidos e compreendidos pelos gerentes e funcionários.
Exemplos de métodos de comunicação informais
As comunicações informais são qualquer método de comunicação que não segue a cadeia de comando corporativa ou adere às melhores práticas estabelecidas na empresa. Pode incluir fofocas, rumores, conversas casuais, brincadeiras entre outros. Isso acontece em e-mails, através de textos, em aplicativos de mensagens em grupo, anotações manuscritas, post-its afixados em relatórios, em ligações telefônicas e até mesmo em blogs de equipe. Muitas vezes, é considerado peer-to-peer, ou seja, raramente está ocorrendo com pessoas em diferentes níveis de autoridade.
Em geral, pode ser impetuoso, não planejado, casual e não verificado. Normalmente não é para ser tomado como uma palavra final e espera-se que esteja fora do registro.
Talvez um funcionário diga casualmente: "Eu vi os relatórios de vendas e acho que isso significa coisas ruins para a nossa segurança no trabalho". Essa é uma comunicação informal que de forma alguma representa o resultado final da empresa. As vendas podem ser reduzidas por diversos motivos, desde um grande cliente que declara falência até o desenvolvimento de produtos, que está se preparando para um novo lançamento que pode tornar obsoleto o produto antigo. Para qualquer um levar um comentário tão irreverente como o evangelho poderia ser perigoso para o moral da equipe. É importante que os funcionários entendam as observações casuais como "comunicação informal" de uma pessoa pode danificar a equipe.
Digamos que outro funcionário envie um texto para toda a empresa convidando a todos para drinques noturnos no Watering Hole de Wanda, onde os drinques de happy hour são os mais baratos de sempre. Isso pode ter acontecido em uma conta corporativa e pode envolver funcionários, mas é uma reunião de escritório informal e não sancionada. E esses são ótimos construtores de equipe e devem ser incentivados, mas a empresa deve ter políticas sobre como esses eventos são organizados - por exemplo, não através de contas de e-mail da empresa.
Comunicação informal também pode ser qualquer tipo de tiro a brisa. São funcionários falando sobre o fim de semana ou espalhando a notícia de que Joyce tinha seu bebê. Piscinas de futebol, conversas sobre o tempo, reclamações sobre estacionamentos ou dúvidas sobre os lançamentos de produtos do novo trimestre - tudo isso é informal.
Quando a comunicação no local de trabalho é informal, muitas vezes não há necessidade de manter a privacidade nem a expectativa de privacidade.
Exemplos de métodos de comunicação formal
Ao se comunicar formalmente no local de trabalho, geralmente há uma consideração direcional. É de cima para baixo, de baixo para cima, lateral ou horizontal. Envolve departamentos e práticas estabelecidas. A comunicação formal é geralmente concebida antes do tempo - é uma mensagem que foi pensada e planeada e depois divulgada para determinados funcionários, departamentos específicos ou até mesmo para a empresa ou para os seus stakeholders como um todo.
Também pode ocorrer em e-mails ou conversas telefônicas. Mas o critério mais importante para a comunicação formal é que ela é considerada "através dos canais apropriados" de comunicação.
Um exemplo pode ser quando a empresa emite um e-mail com um anexo formalmente escrito, explicando por que as horas extras não podem ser cobradas e não serão compensadas por um período específico. Tal carta terá envolvido a administração, a contabilidade e possivelmente até o departamento jurídico, de modo que proteja a empresa de qualquer pessoa que tenha entendido mal a carta e tente cobrar horas extras não aprovadas. Ele provavelmente envolverá um “recibo de leitura” em um e-mail como prova de que cada destinatário abriu e leu o dito comunicado.
Um relatório de estoque para as partes interessadas é uma comunicação formal. Uma revisão de funcionário com um gerente pode ser considerada uma comunicação formal quando há um relatório por escrito envolvido. Um vídeo criado pela gerência para explicar um projeto e acessível através da nuvem corporativa é formal, enquanto um bate-papo por vídeo é informal. Uma postagem no blog corporativo é uma maneira formal de divulgar notícias sobre novos produtos ou serviços, não apenas para a equipe da empresa, mas também para os clientes existentes e futuros. Quando más notícias saem sobre um projeto e o departamento de relações públicas apaga incêndios, isso é comunicação formal externa.
Todos esses métodos de comunicação compartilham uma grande coisa em comum - nenhum deles é espontâneo. É provável que todos incluam boa gramática, linguagem concisa, jargão da indústria, termos corporativos e, provavelmente, até mesmo marcas da empresa.
Por que você precisa de métodos formais e informais de comunicação?
A comunicação influencia muito o que acontece em nossas vidas. Isso apazera os medos; inspira e educa. Constrói relacionamentos e pode separá-los.
As empresas que não conseguem ter boas comunicações sofrem muitas vezes uma ampla gama de problemas. Isso pode deixar os funcionários confusos sobre quais ações tomar ou como se comportar. Os confrontos podem ocorrer entre os departamentos. Erros acontecem. Temperamentos podem explodir. Os resultados podem ser tudo, desde ineficiências até problemas legais.
Com uma boa comunicação - informal e formal - a cultura corporativa tende a ser mais forte, mais saudável e mais produtiva. Quando os funcionários sentem que têm as ferramentas para se comunicar uns com os outros e com o gerenciamento, eles geralmente entendem melhor suas funções e objetivos.
Quando a administração dispõe de uma ampla gama de oportunidades para se comunicar com os funcionários, ela cria melhores relacionamentos, inspira mais lealdade e pode levar ao aumento da produtividade em geral.
Se a comunicação só acontece informalmente ou formalmente, isso cria conflitos.
Exemplos de comunicação mista ou mal gerenciada
Talvez o gerenciamento nunca se misture com sua equipe. Talvez Peter, o chefe de vendas, não tenha ideia de que John esteja se sentindo doente ultimamente, graças ao rosto corajoso de John. Como resultado, Peter não percebe que o time está estressado porque John está lutando muito. Quando John informa Peter que ele foi diagnosticado com câncer, é um choque, porque Peter nunca valorizou conversas em torno do bebedouro e evita voleios informais por e-mail. Como Peter está tão distante em um nível informal, seu departamento de vendas desconfia dele, e eles têm receios sobre o significado do diagnóstico de câncer de John para a segurança no emprego de John e suas iminentes cargas de trabalho.
Bons gerentes entendem que a comunicação informal torna os relacionamentos mais fortes, não apenas no seu final, mas como um bloco de construção de moral para toda a empresa, desde a recepcionista até as contas a receber.
No entanto, como alternativa, se a comunicação é apenas informal, isso deixa os funcionários confusos e frustrados. Se todas as políticas da empresa só forem emitidas por meio de explosões de e-mails reacionários e espontâneos, e nunca emitidas formalmente como uma missiva bem pensada, pode parecer que os postes estão constantemente em movimento. Isso é realmente uma política, ou apenas outro estado de espírito em que a administração está?
Talvez, em maio, o responsável pelo desenvolvimento de produtos tenha divulgado um e-mail escrito por escrito da empresa dizendo: “A equipe está trabalhando muito em uma nova interface que facilitará o uso do software de contabilidade para os clientes. Não tenho certeza sobre um nome ou data de lançamento, mas definitivamente está em andamento. ”
Então, em julho, um e-mail sai dizendo: "Estamos de volta à prancheta nas interfaces. O objetivo é aumentar a funcionalidade, resultando em menos chamadas de atendimento ao cliente. ”
No entanto, não houve nenhum comunicado formal sobre qualquer coisa relacionada a redesenhos de interface. O que os funcionários devem dizer ou fazer sobre problemas de interface se os clientes perguntarem? Nesse caso, é imperativo que a empresa se reúna e emita uma comunicação formal dizendo exatamente o que a equipe de desenvolvimento está trabalhando, porque essa é uma informação essencial para todos os níveis da empresa, desde o orçamento até o marketing, e os departamentos podem desenvolver um plano de ação nas interfaces futuras.
Como ensinar aos funcionários métodos formais e informais de comunicação
Quando se trata de comunicação, há mais em jogo do que nunca. As políticas são críticas nos ambientes corporativos e, quando são definidas, isso é formal. As diretrizes escritas são necessárias, com esclarecimentos dados conforme necessário. Talvez o esclarecimento possa ocorrer via equipe de endereços em uma reunião ou permitir um canal do Slack para discussão, mas é importante que não haja ambigüidades.
Convide os funcionários a participar e fazer perguntas se não tiverem certeza de nada. Diga-lhes que não há problema em enviar um e-mail ou outra comunicação por escrito, se quiserem um resumo das respostas. Essa trilha de papel também protege a empresa.
As políticas devem indicar onde a empresa se sustenta sobre fofocas - que isso pode ser prejudicial e improdutivo, que todos os funcionários merecem respeito e privacidade em questões tanto no local de trabalho quanto fora dela. As políticas também devem esclarecer que, embora as pessoas sejam livres para usar as mídias sociais como pessoas privadas, elas não devem compartilhar produtos de trabalho ou falar sobre assuntos da empresa em seus canais sociais.
As diretrizes também podem esclarecer se é correto usar o e-mail informalmente no trabalho ou se esses comunicados devem ser limitados a aplicativos de mensagens e afins. Eles devem estipular se há regras para envio de mensagens de texto ou envio por e-mail após o expediente e se é esperado que os funcionários monitorem essas atividades fora do local.
É também aqui que as políticas relativas a flerte e assédio devem ser repetidas, uma vez que são sempre comunicações informais que muitas vezes exibem regras da empresa.
Em última análise, um manual escrito sobre comunicação dentro da empresa é a melhor maneira de estabelecer a cultura de comunicação corporativa. Lembre-se, a comunicação informal é uma parte valiosa de construção de moral de qualquer local de trabalho e deve ser permitido florescer às vezes. Claro, isso pode ficar fora de controle se não for interrompido. Por isso, a empresa deve ter orientações sobre quando isso é apropriado e o que é apropriado para ser discutido informalmente. Conquistas sexuais, não, mas um ótimo fim de semana fora de uma cabine, tudo bem.
No final, ao criar um ambiente de trabalho positivo e comunicativo, você verá que sua empresa desfruta de um ambiente menos estressante e mais produtivo, com funcionários que se sentem mais leais e valorizados no ambiente de trabalho.
