Ao conduzir um leilão silencioso, a organização é fundamental. Comece a planejar pelo menos alguns meses - de preferência três meses - antes do prazo para solicitar doações e comercializar o evento com eficácia. Manter as doações e toda a documentação de apoio em ordem à medida que você as coleta facilita a configuração do leilão silencioso.
Planejando à frente
Um leilão silencioso bem-sucedido precisa de duas coisas: muitos ** itens de leilão em uma variedade de pontos de preço e uma lista de convidados cheia de pessoas dispostas a dividir seu dinheiro **. Para encontrar os itens certos, envolva sua comissão na solicitação de doações. Muitas empresas, como spas, joalherias e varejistas de esportes, doam bens ou serviços em troca de uma carta de doação, e os indivíduos muitas vezes concordam em oferecer itens como uma semana em uma casa de férias ou um dia no lago em um iate. Peça aos membros da sua comissão para convidar tantas pessoas em suas redes quanto possível. ** O uso dessa conexão pessoal torna as pessoas mais propensas a participar e oferecer generosamente **. Prepare um plano de marketing para promover o evento para a comunidade, bem como através de mídias sociais, jornais e grupos profissionais locais. Certifique-se de que eles saibam a importância da causa de sua organização para que os convidados cheguem preparados para abrir seus corações e carteiras.
Configurando o Leilão
Antes do leilão, prepare folhas de proposta fáceis de entender para cada item. Liste a descrição do item, valor estimado e doador no topo de cada folha. Use o restante da planilha para as linhas a serem preenchidas pelos convidados, incluindo seus nomes e valores de lance. Se você tiver um lance mínimo - geralmente 50% do valor estimado - ou níveis mínimos de aumento - o valor que os convidados devem aumentar os lances a cada vez - inclua isso na planilha. Coloque as mesas longe o suficiente para que os convidados possam caminhar facilmente entre eles; 6 pés entre as mesas é geralmente suficiente. Organize os itens de forma atraente, exibindo itens para facilitar a visualização de cima. Alguns planejadores preferem ter uma tabela para os itens mais caros. Itens pequenos, como a seleção de gel de banho, provavelmente não receberão lances altos, então agrupe-os sempre que possível para criar um item maior. Por exemplo, você pode agrupar gel de banho com um cartão de presente de spa, roupão macio e chinelos macios para uma cesta de mimos.
Levantando excitação
Como parte de seu processo de marketing, ** mostre fotos e descrições dos itens mais interessantes para incentivar os interessados a participar **. Isso pode incluir pacotes de férias, ingressos para esportes difíceis de conseguir ou obras de arte de edição limitada. Durante o evento, planeje ** fechar os leilões em etapas **, começando pelos itens menos caros. Os voluntários dão avisos quando os limites de tempo se aproximam, para que os licitantes corram para receber seus lances vencedores. Fechar os leilões em grupos deixa os itens mais caros como os últimos itens disponíveis. Os licitantes não se distraem com outros itens que possam estar oferecendo, permitindo que concentrem seus esforços nos itens que geram mais dinheiro para sua organização.
Fechando-o
Tornar mais fácil para as pessoas fazerem o check-out ajuda você a terminar a noite com uma boa notícia, esperançosamente ganhando mais boa vontade para sua organização. ** Tem várias estações de check-out **, todas equipadas para receber dinheiro, cheques e cartões de crédito. Levar as folhas de licitação para as estações de check-out para classificá-las garante que elas estejam disponíveis imediatamente, caso um licitante tenha que sair mais cedo. Classifique as folhas de proposta por vencedor em ordem alfabética antes do horário de término do check-out ou peça aos proponentes pelo nome para fazer o check-out sem linha. Envio de notas de agradecimento aos doadores e convidados imediatamente após o evento. Verifique as letras para garantir que você agradece os itens corretos dados ou comprados. Se aplicável, inclua também cartas de doação de impostos.
