As empresas geralmente recebem pedidos de doações de caridade e muitas empresas têm orçamentos pequenos para essas doações. Se você estiver hospedando um leilão silencioso, deverá apresentar argumentos convincentes sobre por que sua organização é digna do tempo, do esforço e das despesas perdidas da empresa. Uma carta que explica totalmente o seu grupo e sua importância é um começo. Uma carta bem pensada é fundamental para convencer uma empresa a doar para o seu evento.
Abra com uma saudação específica para o proprietário da empresa. É melhor evitar saudações gerais como "Dear Sir".
Declare que você está escrevendo em nome da sua organização e está buscando itens de leilão silenciosos para um evento específico. Por exemplo, "Eu sou um voluntário da Kids Charity e estou escrevendo para perguntar se você está interessado em doar um item ou serviço para o nosso próximo leilão silencioso, que acontecerá em nossa gala anual de arrecadação de fundos em 15 de outubro."
Segue em uma breve discussão sobre sua organização e sua importância na comunidade. Mencione as populações que você atende e como o trabalho de sua organização ajuda essas populações.
Fale sobre como o leilão silencioso é uma parte vital de seus esforços anuais de arrecadação de fundos para melhor atender a população. Mencione os sucessos do passado se você já realizou o evento antes. Inclua uma linha agradecendo ao proprietário da empresa pelo suporte anterior do seu leilão silencioso, se aplicável.
Escreva que você é grato por qualquer item ou serviço que a empresa seria generoso o suficiente para oferecer e mencione a empresa pelo nome nesta declaração. Adicione que você pode pegar a doação, que tira o ônus do proprietário da empresa.
Fale sobre o que você pode oferecer à empresa em troca. Por exemplo, prometa publicidade gratuita incluindo o negócio em uma lista de patrocinadores. Escreva que a doação é dedutível de impostos, se isso se aplica à sua instituição de caridade ou grupo. Mencione que, ao participar, o negócio terá a exposição da comunidade do grande número de participantes. Ofereça também um ingresso gratuito para o evento ao proprietário da empresa.
Feche agradecendo ao proprietário da empresa pelo tempo e listando suas informações de contato para a doação. Promessa de acompanhamento com o proprietário da empresa também.
Imprima a carta em papel timbrado oficial da organização.
