As empresas dependem de comunicação profissional e confiável para permanecerem lucrativas e competitivas no mercado. Os funcionários se comunicam com colegas de trabalho, gerentes, clientes, fornecedores, a mídia e órgãos governamentais relevantes, de modo que as falhas de comunicação podem ter um impacto significativo. Apesar do impacto negativo e da frustração profissional, é crucial usar uma linguagem apropriada ao repreender um funcionário por falta de comunicação.
Dupla verificação
A falta de comunicação é uma das principais razões listadas pelos funcionários na transição para um novo emprego por causa da frustração com a gerência, portanto, antes de emitir uma reprimenda, investigue as situações em questão para determinar se a gerência ou outros funcionários participaram da tarefa. quebra de Comunicação. Seria um erro repreender um funcionário por problemas de comunicação diretamente ligados às ações de outros trabalhadores.
Tom Neutro
Linguagem usada para repreender um funcionário por falta de comunicação deve permanecer neutra. Ao iniciar o processo de disciplina, mantenha um tom profissional em vez de cair em raiva, frustração, condescendência ou sarcasmo. Isso ajuda a facilitar uma discussão eficaz, evitando emaranhados em potencial se o funcionário assumir uma postura de que sua repreensão cruzou limites aceitáveis.
Explicação
A linguagem inicial para repreender funcionários com dificuldades de comunicação deve começar por pedir uma explicação da perspectiva deles. Usar essa linguagem inclusiva atrai o funcionário para o processo, pedindo que ele seja responsável por suas ações. Um pedido de explicação pode declarar: "Por favor, indique as circunstâncias que levaram à sua demora em entrar em contato com nosso valioso cliente por três semanas, apesar de seus repetidos telefonemas e e-mails."
Citando Ocorrências
Evite declarações gerais gerais ao repreender um funcionário por problemas de comunicação. Em vez disso, use exemplos específicos para descrever a falha de comunicação na perspectiva da gerência. Por exemplo, você pode citar as datas para ligações telefônicas e e-mails não retornados, relatórios atrasados arquivados e reclamações específicas arquivadas por clientes, gerentes ou fornecedores. Relate como cada ocorrência resultou em impactos negativos para o negócio.
Consequências
Expresse decepção pela falta de comunicação do funcionário, mas não se baseie em acusações ou críticas. Mova-se diretamente para as consequências imediatas das escolhas do funcionário para uma reprimenda mais eficaz. Por exemplo, você pode reduzir temporariamente as responsabilidades e os privilégios do funcionário para que ele tenha os recursos ou a motivação para ajustar seu comportamento. Ao atribuir consequências, mantenha as opções disciplinares descritas no manual da empresa para evitar acusações de injustiça ou disciplina excessiva.
Plano de ação
Mova a repreensão para um território mais positivo, desenvolvendo um plano de ação junto com o funcionário para resolver seus problemas de comunicação. Isso pode incluir o desenvolvimento de um plano para responder a e-mails dentro de dois dias úteis para correspondência não urgente ou qualquer período de tempo que pareça razoável para a cultura e o setor de sua empresa, por exemplo. O plano de ação também deve descrever futuras ações disciplinares que ocorrerão caso a falta de comunicação continue.
