A contabilização do estoque de combustível requer um método funcional de medição volumétrica, tanto ao receber quanto ao emitir combustível. Fatores ambientais podem causar uma escassez de estoque percebida; por exemplo, em altas temperaturas, parte do combustível em tanques não pressurizados pode vaporizar e, portanto, ficar indisponível para medição de volume de líquido, ou até mesmo escapar quando a embarcação é aberta para realizar uma medição manual. Alternativamente, o tempo frio pode causar contração de volume no estoque de combustível líquido. Prevenção contra roubo através do uso de mecanismos de bloqueio também é importante para manter um inventário de combustível preciso.
Registre as transações de combustível em um diário de bordo. Empresas com vários locais devem ter um diário de bordo para cada local de distribuição, atualizado periodicamente pela equipe administrativa do site. Os motoristas da empresa devem manter um diário pessoal de transações de combustível. Os veículos compartilhados devem ter seu próprio log-in além dos logs de driver independentes, para que os dois conjuntos de dados possam ter referência cruzada posterior. Os diários de bordo de veículos e motoristas também devem incluir a distância percorrida todos os dias para monitorar a eficiência de combustível.
Periodicamente, combine os dados dos diários de bordo em uma planilha eletrônica para formar um quadro maior do uso de combustível organizacional. Empresas com depósitos de combustível podem usar os dados do diário de bordo para determinar quanto combustível resta em estoque.
Verifique e registre manualmente o combustível real no armazenamento periodicamente usando os indicadores mecanizados e uma distribuição manual. A comparação do estoque de combustível real disponível com a estimativa da planilha baseada em registros pode alertar a empresa sobre equipamentos defeituosos ou roubos. De acordo com a Cantest Solutions Inc., a evaporação do combustível não deve resultar em mais de 0,125% de discrepância de medição, mesmo em um dia de verão comum. Discrepâncias significativamente mais altas do que isso podem indicar um problema.
Bloquear bombas e tampas de gás em todos os momentos quando não estiver em uso. Isso evita o encolhimento de estoque devido a roubo.
Compare dados de um mês a outro usando os dados dos diários de bordo e das planilhas. A referência cruzada dos dados pode revelar tendências sobre o uso de combustível e pode até fornecer um indicador útil para a manutenção do veículo, já que os registros rastrearão o consumo de combustível de cada veículo.
Dicas
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A criação de várias planilhas com base nos dados do diário de bordo pode permitir que a equipe de contabilidade acompanhe diferentes fatores relevantes para os negócios. Algumas empresas, como um posto de gasolina, podem se contentar em registrar relatórios simples sobre combustível e combustível, enquanto empresas que usam veículos da frota podem obter informações úteis a partir de relatórios e registros mais complexos.
Aviso
É importante fazer leituras manuais de tempos em tempos, especialmente ao gerenciar tanques de combustível subterrâneos. Dispositivos mecanizados de leitura podem falhar e tanques podem vazar, o que significa que o teste de volume simples com uma régua de medidores pode detectar um problema antes que ele se torne algo mais grave.
