Um procedimento operacional padrão é um documento escrito que detalha ações específicas a serem executadas para concluir uma tarefa ou processo repetitivo. Os SOPs não seguem um esboço ou modelo definido, pois variam de acordo com a organização e o uso. Por exemplo, um SOP para operações de produção em uma fábrica varia muito de um estabelecido para treinar equipes de vendas em um ambiente de varejo.
Objetivos
As empresas podem realizar SOPs para reduzir o desperdício e aumentar os lucros. Uma organização sem fins lucrativos pode usar um SOP para atender melhor à comunidade. Algumas empresas usam SOPs para garantir a adesão às regulamentações governamentais ou para melhorar a segurança no local de trabalho. Embora as razões para buscar melhorias possam variar um pouco, independentemente do ambiente em que um SOP é utilizado, o principal objetivo é melhorar a eficiência em alguma capacidade.
David Grusenmeyer, associado sênior de extensão na Universidade de Cornell, considera que as variantes de um sistema operacional são o "inimigo" da qualidade e da eficiência. Assim, um procedimento operacional padrão pode ser usado para simplificar as operações, configurando um conjunto imutável de etapas para atingir uma meta específica.
Por que usar POPs?
Organizações dos militares dos EUA para organizações sem fins lucrativos para grandes corporações usam SOPs para:
- Melhore a eficiência.
- Aumentar a qualidade
- Garantir a segurança.
SOPs específicos podem ser escritos para linhas de produção, limpeza de locais de trabalho, treinamento de funcionários, processo de folha de pagamento e avaliações de desempenho de funcionários, entre outras tarefas.
Trabalho Preparatório para a Criação de POPs
Para criar um SOP personalizado, Grusenmeyer sugere várias etapas:
- Procure áreas em sua empresa onde os procedimentos operacionais padrão seriam benéficos.
- De suas descobertas, identifique uma ou duas áreas em que o sucesso é mais provável e os lucros serão mais afetados.
- Para as suas áreas de foco, repasse os passos necessários para realizar cada operação e classifique-os por importância.
- Por fim, reúna uma equipe de gerentes e funcionários com mais conhecimento sobre o processo e coordene com o grupo para criar os SOPs.
Escrevendo o SOP
Nomeie o SOP e descreva quais tarefas estão incluídas. Na descrição, forneça detalhes sobre:
- Quem fará o trabalho.
- Quais materiais e equipamentos são necessários.
- Qual o resultado final deveria ser.
Forneça detalhes específicos passo a passo de como realizar a tarefa, até o ponto em que um funcionário não supervisionado possa executar a tarefa adequadamente seguindo o guia. Educar todos os funcionários que trabalharão com alguma capacidade na tarefa sobre os detalhes do SOP e monitorar e avaliar o SOP consistentemente.
Dicas
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Se a sua organização ou empresa estivesse indo realizar uma operação ou procedimento uma vez, como para um projeto especial, um SOP seria irrelevante. No entanto, quando os procedimentos repetitivos fazem parte dos negócios, a criação de um SOP é um bom gerenciamento de negócios.
