Assim como seu número do Seguro Social é atribuído especificamente a você e usado para identificá-lo para emprego, tributação e outros fins, um número de identidade de empregador federal identifica seu negócio para o IRS. Uma empresa deve solicitar um número de identificação de empregador federal antes de poder emitir o formulário W-2 para funcionários.
Requisitos federais de número de identificação do empregador
Certos proprietários únicos, LLCs e corporações S não precisam obter um número de identificação de empregador federal. Qualquer empresa que tenha funcionários, no entanto, deve candidatar-se a um. Uma empresa também deve obter um número de identificação do empregador se qualquer um dos seguintes critérios se aplicar:
- O negócio é uma corporação, parceria, confiança, patrimônio, REIT, organização sem fins lucrativos, cooperativa de agricultores ou administrador de planos.
- A empresa retém imposto de renda pago a um estrangeiro não residente.
- O negócio arquiva as declarações de imposto sobre emprego, imposto especial de consumo ou álcool, tabaco e armas de fogo.
- O negócio tem um plano de Keogh.
Números federais de identificação do empregador e formulário W-2
Uma empresa deve usar seu número de identificação de empregador federal para se identificar declarações fiscais de folha de pagamento e formulário anual W-2s. Uma cópia do Formulário W-2 é enviada ao funcionário para informá-la de quanto ela foi paga em salários e quanto foi retido para impostos e planos de aposentadoria. Outra cópia do formulário é enviada ao IRS e uma terceira ao governo local. O IRS combina as informações no W-2 com o relatório de impostos do empregado e a declaração de imposto da folha de pagamento do empregador.
A empresa registra seu número de identificação federal de empregador na caixa B do Formulário W-2 e seu nome e endereço na caixa C. De acordo com o IRS, o número de identificação deve ser o mesmo número que a empresa usa para suas declarações de imposto sobre folha de pagamento.
Proprietários de empresas sem número de identificação do empregador.
O proprietário de uma empresa não pode usar seu número de previdência social em vez de um número de identificação de empregador. Se você ainda não tiver um número de identificação federal do empregador, deverá solicitar um antes de emitir um formulário W-2 para seus funcionários. Você pode solicitar o número de identificação on-line, por fax, por correio ou por telefone. Se você solicitou um número de identificação do empregador, mas ainda não o recebeu, escreva "Aplicado para" na caixa B.
Aviso
Nunca inclua um número de identificação de empregador falso em um W-2. Proibir falsamente informações para evitar impostos é considerado fraude, que é um crime punível com pena de prisão ou multa de pelo menos US $ 250.000.
