As empresas devem fornecer formulários de renda aos empregados e fornecedores independentes para apresentar declarações fiscais. Os funcionários recebem formulários W-2 e os contratados independentes recebem formulários 1099-MISC. Esses formulários exigem um nome, endereço e um Número de identificação fiscal federal, também conhecido como número do seguro social para indivíduos e Número de identificação do empregador para empresas.Evite possíveis problemas de arquivamento para todas as partes, verificando as informações do Número de identificação fiscal (TIN) nos formulários gerados. Os registros de pesquisa pública têm recursos diferentes para confirmar os proprietários da TIN.
Receita Federal
Pesquisa sem fins lucrativosO IRS tem uma ferramenta para pesquisar entidades sem fins lucrativos chamada de verificação de seleção de organização isenta. Ao inserir um TIN, a ferramenta fornece o nome sem fins lucrativos e os últimos detalhes do endereço conhecido. Também declara status de isenção de impostos, identificando entidades que perderam status sem fins lucrativos. Os empregadores usam detalhes do TIN sem fins lucrativos ao deduzir doações, bem como ao emitir formulários 1099-MISC se a entidade de caridade foi contratada para serviços.
Pesquisa com fins lucrativos e individual: O IRS também tem um serviço de correspondência TIN para que as empresas correspondam às informações fiscais individuais ou comerciais. Este serviço corresponde às informações TIN com possíveis variações de nome. Este serviço só funciona se você tiver um nome para combinar com o TIN. Isso ajuda a evitar fraudes de funcionários ou fornecedores que fornecem informações imprecisas. Este serviço está disponível on-line e tem resultados imediatos para pesquisas de até 25 nomes. Pesquisas grandes exigem 24 horas para correspondência em lote de até 100.000 TINs.
Comissão de Segurança e Câmbio
O Sistema EDGAR é a busca de banco de dados mantida pela SEC para empresas registradas que levantam US $ 1 milhão ou mais. As empresas abaixo desse limite não precisam se registrar. Esse sistema exige que a parte de pesquisa tenha algumas informações da empresa para realizar a pesquisa. Não há como pesquisar exclusivamente com base no TIN. Isso limita o sistema EDGAR, mas é um recurso gratuito disponível para as empresas.
Administração da Segurança Social
O Serviço de Verificação de Número da Administração do Seguro Social funciona de maneira semelhante ao sistema de IRS, mas é exclusivo dos números da Previdência Social, que atendem indivíduos e não entidades de negócios. Uma empresa pode verificar até 10 números com nomes ou variações de nomes on-line imediatamente de graça. Os empregadores podem confirmar as informações dos funcionários antes de enviar as informações do W-2.
Nem todo contratado independente tem uma entidade comercial formal estabelecida. Esses empreiteiros estão "fazendo negócios como" donos de empresas que costumam usar seu próprio número de Seguro Social, em vez de um TIN separado para fins comerciais. O Serviço de Verificação de Número da Administração do Seguro Social confirma informações nessas situações.
Solução de problemas adicionais
É possível rejeitar as declarações de impostos se as informações da TIN estiverem incorretas. Se as pesquisas do banco de dados não fornecerem a verificação do TIN desejada, solucione os registros comerciais existentes. Isso pode consumir muito tempo, mas as taxas de sucesso aumentam com mais informações.
Comece com as declarações de impostos antigas e os registros de emprego. Faça referência cruzada ao TIN com informações anteriores de funcionários ou fornecedores. Combine cada NIF com as informações fornecidas no Formulário I-9 quando o funcionário ou fornecedor for contratado. Ligue para a pessoa ou para o fornecedor e explique o problema com a verificação. Solicite informações atualizadas, como cópias de cartões da Previdência Social, para reprocessar corretamente.
