Em latim, per diem significa "para cada dia". No mundo dos negócios, o termo geralmente se refere ao subsídio diário que as empresas dão aos funcionários para o tempo de viagem. Os per diem pagam frequentemente alojamento e comida pela viagem. Embora o conceito possa parecer simples, é importante conhecer os requisitos legais, as nuances do reembolso e as taxas de diárias.
Dicas
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As empresas têm que reembolsar os funcionários pelas viagens, se isso não for feito, diminuiria os funcionários abaixo do salário mínimo. As diárias também podem ajudar as empresas a reter grandes talentos.
Leis Diárias
O Fair Labor Standards Act não declara explicitamente que as empresas têm que reembolsar todos os funcionários para viagens de negócios. No entanto, recusar-se a cobrir essas despesas pode violar a lei em alguns casos.
Isso porque o Departamento do Trabalho dos Estados Unidos declara que os salários devem ser mínimos locais ou federais depois que você subtrai quaisquer propinas que os funcionários precisam fazer para realizar seu trabalho. Não reembolsar os funcionários pela sua viagem e hospedagem também pode infringir as leis referentes a horas extras.
Práticas Ilegais Per Diem
Imagine que você envie um funcionário em uma viagem de dois dias para o trabalho. A partir do momento que ele sai para o aeroporto para o tempo que ele chega em casa será de 48 horas.
Se a sua empresa está abaixo do salário mínimo federal, isso significa 16 horas a US $ 7,25 por hora e 32 horas a US $ 10,88 por hora. No total, ele precisa fazer $ 464,16 para a viagem. Este montante deve vir após o hotel, comida, viagens e despesas acessórias que ele tenha na viagem.
Claramente, um funcionário que paga um salário mínimo precisará de reembolso, mesmo que gaste apenas um centavo. No entanto, e os membros da equipe que fazem o mínimo exigido?
Digamos que um funcionário ganhe US $ 15 por hora e faça a mesma viagem. Você precisaria pagar US $ 960 por salários e horas extras. Quando você começa a fazer deduções, pode ficar abaixo do mínimo.
Talvez ela tivesse que ficar em um hotel específico para a conferência que custou US $ 200 por noite. Felizmente, a conferência estava perto o suficiente para dirigir em vez de voar, mas o carro alugado e gasolina a colocaram de volta por US $ 300. Enquanto ela estava fora, ela fez seis refeições por uma média de US $ 15 cada.
Neste ponto da viagem, seus salários menos despesas a deixam com apenas US $ 370. Isso está muito abaixo do mínimo absoluto para essa viagem. Se você não reembolsou esse funcionário, pode estar com problemas legais. É importante prestar atenção a esses requisitos de diárias.
Per Diem Versus Reembolso
Embora o significado comum de diárias seja semelhante ao reembolso, elas não são necessariamente as mesmas para o departamento de recursos humanos. Geralmente, o reembolso exige que os funcionários enviem recibos e relatórios de despesas para receber seu dinheiro de volta.
A Administração de Serviços Gerais dos EUA define diárias que variam em todo o país. As empresas podem optar por pagar esse valor para cada dia que os funcionários viajam a negócios, em vez de obrigá-los a arquivar despesas. Essa prática reduz a carga no departamento de recursos humanos e geralmente facilita as coisas.
O que Per Diems Cover
Enquanto os reembolsos cobrem as despesas que a empresa aceita, as diárias só cobrem hospedagem, refeições e despesas acessórias. As refeições incluem três por dia. Cobranças ocasionais incluem coisas como limpeza a seco e dicas para funcionários do hotel. A hospedagem cobre a noite em um hotel de médio porte.
Notavelmente ausente de per diems é o custo para viajar. As empresas que querem depender exclusivamente de diárias podem pagar passagens aéreas e locadoras diretamente ou permitir que os funcionários acessem o cartão da empresa. Caso contrário, você pode usar diárias para tudo, exceto viagens, e fazer com que os funcionários enviem relatórios de despesas para seus ingressos.
Per Diems e Impostos
Embora os funcionários não precisem enviar relatórios de despesas para receber diárias, ainda é uma boa prática. Sem esses relatórios, você deve reportá-los como receita tributável. No entanto, os relatórios permitem que você faça o per diem isento de impostos.
