Quebrar velhos hábitos ou aprender novos é difícil para algumas pessoas. Isso pode ser um desafio no local de trabalho se os funcionários estiverem fazendo a mesma rotina há muito tempo e se sentirem desconfortáveis com qualquer coisa que percebam como interrupções - ou mesmo ameaças - para a segurança no emprego. Sua disposição para se adaptar à mudança depende em grande parte de como as mudanças são apresentadas a eles em políticas e procedimentos escritos.
Determinando se a mudança é necessária
Um axioma popular sugere que, se algo não está quebrado, não precisa ser consertado. No local de trabalho, no entanto, um ambiente estagnado que se apega ao antigo modo de fazer as coisas "apenas porque" vai ficar para trás da concorrência se não ficar a par das idéias, tendências e avanços tecnológicos que poderiam ajudá-lo a ter um melhor desempenho. Estes incluem fatores como equipamentos de última geração, fusão, terceirização e até downsizing para gerenciar melhor os recursos. Antes de propor novas políticas e procedimentos, é fundamental avaliar como eles beneficiarão direta e indiretamente a empresa, quanto tempo levará para integrá-los completamente nas operações e mentalidades existentes, o que as mudanças propostas custarão e quais serão as consequências se a empresa não faz nada.
Relevância e Participação
Os seres humanos de qualquer idade geralmente não gostam que lhes digam o que fazer, especialmente se acham que estão sendo obrigados a fazer algo sem uma boa razão. Além disso, se as suas opiniões sobre o assunto não foram solicitadas com antecedência, há uma maior probabilidade de elas resistirem porque acham que os poderes - sejam pais, cônjuges ou chefes - não respeitam. eles. Se, por exemplo, você quiser que o pessoal do front office comece a fazer cursos de espanhol em empresas, eles precisam ver a conexão entre esse novo conjunto de habilidades e suas interações com a clientela de língua espanhola que geram mais negócios e aumentam os lucros da empresa. e resultar em aumentos, bônus e comissões mais altas. Embora nem sempre seja prático ou aconselhável colocar todas as novas regras em votação no comitê, solicitar comentários e ideias aos funcionários de forma contínua permite aos gerentes anteciparem as reações de seus funcionários às políticas e procedimentos de transição.
Entregando a mensagem
Se você está introduzindo uma nova política em relação à segurança do escritório ou fornecendo materiais de treinamento sobre como operar um novo equipamento, você precisa não apenas decidir como as informações serão empacotadas e disseminadas, mas também como sua eficácia será medida. Se for uma mudança de política, por exemplo, você precisa decidir se será em formato de memorando, comunicado por email ou acessado de um site interno que os funcionários verificam rotineiramente as atualizações e anúncios da empresa. O método escolhido depende do tamanho do escritório, da urgência do problema e da capacidade dos funcionários de assumir responsabilidade. Se for um documento processual, você precisa decidir se será somente texto, texto com gráficos ou texto com fotografias. A abordagem escolhida será baseada na complexidade da tarefa e no material, bem como no intelecto dos leitores-alvo. A medição do sucesso da nova política ou procedimento será quantitativa ou qualitativa com base em incrementos trimestrais. Uma nova regra também pode ser experimentada em uma base de programa piloto ou dividida em segmentos menores para facilitar gradualmente os trabalhadores em uma rotina diferente, ao contrário de uma mudança radical que acontece da noite para o dia. Exemplo: A transição para um "escritório sem papel" começaria com os funcionários aprendendo a operar o equipamento de digitalização, reduzindo o número de cópias arquivadas e depois eliminando completamente os gabinetes de arquivos.
Consequências
Quando você anuncia uma nova política que "Casual Friday" está sendo cancelada para melhorar a imagem da empresa, sua expectativa é de que os funcionários fiquem mais profissionais na próxima sexta-feira. Se eles ainda estão se vestindo casualmente, no entanto, é um produto de simplesmente esquecerem que a nova política entrou em vigor (às vezes a curva de aprendizado pode ser lenta) ou uma decisão intencional da parte deles de ignorá-la. Se a sua política escrita não incluir qualquer menção de como a nova regra será aplicada, será difícil levar alguém a levá-la a sério. Ao redigir uma seção pertinente às conseqüências, é importante que você revise o idioma com um representante de RH e / ou um advogado para certificar-se de que (1) a disciplina é apropriada, (2) a disciplina é consistente com as leis sindicais, (3) a linguagem é clara e fácil de entender e (4) a disciplina é razoável e não interromperá o fluxo de trabalho. Por exemplo, um funcionário pode ficar encantado ao ler que "qualquer pessoa que violar o código de vestuário de sexta-feira será enviada para casa imediatamente para mudar" (especialmente se sair do trabalho por uma hora ou duas era exatamente o que ele queria).
