As políticas e procedimentos financeiros das igrejas há muito são controversas. As igrejas devem adotar políticas e procedimentos rigorosos para assegurar aos funcionários e à congregação que suas doações estão sendo tratadas adequadamente, especialmente com a redação de cheques. Ao estabelecer políticas, examine os estatutos e a constituição da igreja para as políticas existentes. Muitas igrejas exigem que os adendos às políticas da igreja sejam votados por membros de uma certa idade.
Políticas
Verifique as políticas de redação, também chamadas de políticas de desembolso de caixa, devem eliminar qualquer dúvida na mente do seu pessoal. A conta corrente da igreja deve manter um saldo mínimo em todos os momentos. Políticas poderiam incluir o secretário financeiro escrevendo cheques em um determinado dia da semana, para serem assinados pelo secretário e por um oficial escolhido.
As verificações de um valor definido, por exemplo, US $ 1.000, devem exigir três assinaturas ou aprovação de uma pessoa específica. Se uma pessoa solicitar reembolso, a solicitação deverá ser enviada com um recibo e uma assinatura do aprovador. Se forem necessários cartões de crédito, todos os cartões de crédito deverão ser pagos no final do mês para evitar encargos financeiros. Qualquer despesa relacionada a viagens e entretenimento de negócios deve ter diretrizes claras. O escritório financeiro da igreja deve aproveitar todos os descontos bancários oferecidos para pagamento antecipado ou integral.
Procedimentos
Políticas são “o que” uma empresa faz, os procedimentos são “como”. Invista em um sistema contábil sem fins lucrativos. Muitos sistemas estão disponíveis especificamente para igrejas e suas necessidades. Os procedimentos devem incluir a exigência de dois signatários para todas as verificações escritas para estabelecer a responsabilidade.
Um membro da equipe pode executar a folha de pagamento, e outro pode aprová-lo. O diretor financeiro deve revisar todos os relatórios do razão geral (uma lista detalhada de transações) semanalmente ou quinzenalmente. Dependendo da maneira como a igreja está estabelecida, você deve apresentar sua diretoria de diáconos ou anciãos com os relatórios detalhados de receita e despesa a cada mês. O CFO ou um diácono deve reconciliar o extrato bancário com seu programa contábil.
Problemas
Modele as políticas e procedimentos de uma igreja após as políticas e procedimentos de empresas com fins lucrativos, se possível. Embora os salários e benefícios devam ser confidenciais, várias pessoas no quadro devem decidir o que o pastor e a equipe recebem. Os cheques nunca devem ser escritos para "portador" ou "dinheiro". Os cheques nunca devem ser assinados antes de serem preparados. Se surgirem problemas ou preocupações, você deve procurar o conselho de um contador público certificado.
