O arquivamento de dígitos do terminal agrupa os últimos dígitos em um número de identificação para usar como o identificador principal do arquivamento. Um número da Previdência Social terminado em 0000 teria os últimos quatro dígitos usados para classificar o registro individual dentro do sistema, e os dois grupos de dígitos restantes seriam os subgrupos abaixo de 0000.
Organização
Grupos de números são registrados no arquivo em ordem reversa, portanto, um número de identificação de 555-44-3333 teria 3333 como seu grupo primário, com 44 e 555 seguindo para determinar a localização do arquivo na categoria 3333. Os arquivos são organizados em seqüência numérica crescente. As organizações geralmente usam rótulos codificados por cores nos arquivos de dígitos do terminal para facilitar a identificação.
Vantagens
Novos arquivos de dígitos do terminal não são agrupados automaticamente no mesmo local físico, impedindo o congestionamento na sala de arquivos. Como a única informação em um arquivo de dígitos do terminal é numérica, o sistema oferece mais privacidade do que rotular a capa com um nome.
Comercial
O preenchimento com dígitos do terminal funciona bem em organizações que precisam lidar com dezenas de milhares de registros ou mais. Embora o arquivamento de dígitos terminais seja mais frequentemente associado a organizações de saúde e seguros, também é usado com frequência em agências governamentais e instituições financeiras.
