O preenchimento com dígito terminal é um sistema de arquivamento que funciona usando os dois últimos números nos arquivos para organizá-los. Em seguida, segue os números na ordem inversa para identificar o arquivo necessário. Como resultado, esse sistema numérico de arquivamento é eficiente para muitas empresas de grande porte. O preenchimento de dígitos do terminal tem quatro vantagens principais que o distinguem de outros sistemas de arquivamento.
Gestão Simples
Uma das maiores vantagens do preenchimento de dígitos terminais é que é relativamente simples de gerenciar. Como os arquivos são separados numericamente, é fácil para o pessoal rastrear um arquivo em um curto período de tempo. Tudo o que um indivíduo precisa fazer é rastrear os números na ordem inversa até que o arquivo seja encontrado.
Empresas de grande porte
Se uma empresa precisar armazenar mais de 10.000 arquivos, o uso de um sistema de arquivamento de dígitos terminais é ideal. O design desse sistema de arquivamento é perfeito para gerenciar milhares de arquivos e manter a organização. Enquanto outros sistemas, como arquivamento alfabético ou codificado por cores, só podem manipular um pequeno número de arquivos, o preenchimento de dígitos do terminal pode suportar substancialmente mais. Como resultado, essa forma de arquivamento é muitas vezes a escolha de grandes hospitais.
Impede o Crowding
Um benefício adicional é que também evita aglomerações ao redor do sistema de arquivamento. Como o arquivamento com dígitos de terminal mantém os arquivos amplamente distribuídos dividindo-os em 100 seções, ele cria mais espaço e ajuda a impedir que várias pessoas se aglomerem em torno de uma área concentrada. Por sua vez, o tempo é economizado e o fluxo de trabalho de uma empresa pode ser executado com mais facilidade do que com um sistema de arquivamento alternativo, como um sistema alfabético.
Números da Previdência Social
Outra vantagem é que manter o controle dos indivíduos através dos números da Previdência Social é ideal para o preenchimento do dígito terminal. Trabalhar para trás da unidade final para a unidade secundária para a unidade principal facilita a localização do arquivo de um indivíduo. Isso torna o preenchimento de dígitos terminais perfeito para agências governamentais.
