A lei federal exige que os empregadores retenham os impostos federais sobre o rendimento, os impostos da Segurança Social e os impostos do Medicare dos contracheques dos seus trabalhadores e paguem os seus próprios impostos do Seguro Social e do Medicare. A maioria dos empregadores usa o Formulário 941 do Internal Revenue Service para informar quanto eles retiveram, razão pela qual esses impostos são às vezes chamados de "941 impostos".
Retornos trimestrais
O formulário 941 também é chamado de "Declaração de imposto federal trimestral do empregador". Um empregador arquiva um 941 para cada trimestre do calendário; o retorno é sempre devido um mês após o final do trimestre. Assim, para o trimestre de janeiro a março, a devolução deve ocorrer em 30 de abril; de abril a junho, está previsto para 31 de julho; de julho a setembro, está previsto para 31 de outubro; e o retorno de outubro a dezembro é devido em 31 de janeiro. Os empregadores podem arquivar em papel ou eletronicamente.
Forma 941
No Formulário 941, o empregador lista o número de trabalhadores que receberam pagamento durante o trimestre, o montante total de impostos federais retidos de seus salários e o valor combinado dos impostos de Seguro Social e Medicare devidos - tanto a participação dos funcionários parte do empregador. O formulário permite alguns ajustes para coisas como pagamento por doença reembolsado por terceiros. Finalmente, o empregador lista quanto 941 dinheiro de impostos que depositou com o IRS durante o trimestre.
Depósitos
Os empregadores não podem esperar até que registrem o retorno para enviar o imposto de 941 do trimestre ao IRS. Os empregadores devem fazer depósitos regulares ao longo do ano. Dependendo de quanto eles pagam em salários, eles devem depositar 941 impostos com o IRS uma vez por mês ou a cada duas semanas. No entanto, se os 941 impostos pendentes do empregador atingirem US $ 100.000, esse empregador deverá depositá-lo no próximo dia útil, independentemente de sua programação normal de depósito. Se um empregador acabar depositando muito durante o trimestre, conforme determinado no Formulário 941, o empregador pode solicitar um reembolso ou ter o pagamento a maior aplicado ao retorno do próximo trimestre. Se for inferior, tem que compensar a diferença quando arquivar seu 941; penalidades e juros podem ser aplicados.
Considerações
Apesar da "declaração de imposto" em nome do formulário, o Formulário 941 não é usado para denunciar e pagar as obrigações de imposto de renda federal do próprio empregador. O empregador arquiva um retorno anual separado para isso, como o formulário 1120 para uma corporação. Formulário 941 também não é usado para relatar imposto federal desemprego, ou FUTA; os empregadores usam o formulário 940 para impostos FUTA. Finalmente, os empregadores com apenas um pequeno imposto de 941 - $ 1.000 ou menos em um ano a partir de 2011 - podem ser capazes de ignorar uma grande parte da documentação e arquivar um único retorno anual, Formulário 944.
