Como planejar uma cerimônia de inauguração

Planejar uma cerimônia inovadora pode ser relativamente fácil ou muito difícil, dependendo da época do ano, do tipo e número de indivíduos envolvidos e da cooperação da imprensa local. Abaixo estão algumas dicas para planejar uma cerimônia de sucesso.

Planejamento Prévio do Programa de Cerimônia de Inauguração

Estabeleça uma data e hora para a cerimônia. Certifique-se de ter em mente a disponibilidade dos representantes que precisam estar envolvidos.

Defina o programa para o evento.

Faça uma lista de todos os indivíduos a serem convidados. Pode incluir autoridades municipais, municipais e até estaduais e federais; a câmara local de comércio e grupos de desenvolvimento econômico; executivos da empresa ou organização para os quais estão ocorrendo inovações; e a imprensa local.

Desenvolva um plano de contingência para o mau tempo. Isso poderia incluir uma curta cerimônia no exterior para que os oficiais cavassem a primeira pá de terra com o restante da cerimônia realizada em um local próximo ou em uma área de tendas. Se o tempo proibir qualquer cerimônia externa, decida se deseja mover a cerimônia para uma alternativa de chuva ou elimine a escavação cerimonial e mantenha tudo em um local interno.

Determine a melhor maneira de estender o convite do evento. Se o evento for fechado ao público, convide os participantes por email, telefone ou email direto. Se for aberto ao público, os convites também podem ser postados no jornal local e divulgados em anúncios de serviço público no rádio e na televisão.

Ligue para confirmar que a data e a hora da cerimônia estão no cronograma de cada pessoa que está no programa. Certifique-se de que todos os que serão solicitados a falar ou fazer algo para o evento entendam seus papéis dentro do programa e a quantidade de tempo que têm para falar.

Acompanhe todos os RSVPs para fins de logística. Se um orador do programa desistir no último momento, tenha um orador alternativo em mente para ocupar o seu lugar e faça as providências necessárias o mais rápido possível.

Preparando-se para a cerimônia

Ligue para a câmara de comércio local ou grupo de desenvolvimento econômico para verificar se eles têm um kit inovador. A maioria das organizações desse tipo terá cordas ou fitas para marcar o local, além de uma pá dourada (ou de outras cores) e capacetes para a cerimônia. Eles normalmente fornecerão aqueles grátis para os membros de seu grupo. Se essas coisas não estiverem prontamente disponíveis, determine como obter o que deseja ou precisa sozinho.

Estabeleça um orçamento para o evento. Se não houver orçamento disponível, determine formas de obter as doações necessárias para que a cerimônia aconteça conforme o planejado.

Decida as decorações se elas forem necessárias. Tenha em mente os planos original e de contingência. Coloque-os no lugar pelo menos uma hora antes do início do evento.

Providencie bebidas e produtos de papel, se aplicável. Caso contrário, certifique-se de que, no mínimo, a água doce esteja disponível para os alto-falantes do programa.

Organize para assentar alternativas internas e externas. Se o assento não for viável para todos devido ao tamanho da audiência ou ao local onde o evento está sendo realizado, providencie um assento exclusivo para participantes do programa e outros dignitários. Determine se haverá assentos atribuídos. Se assim for, faça um mapa de assentos para que todos os envolvidos na cerimônia saibam onde os participantes do programa e outros dignitários estarão sentados.

Arrume uma barraca, se for necessário. Certifique-se de que esteja em funcionamento algumas horas antes do início do evento.

Providencie um sistema de som, se necessário. Certifique-se de que esteja configurado e testado antes que a cerimônia esteja definida para começar.

Providencie para recipientes de lixo, se aplicável. Certifique-se de que eles estejam discretamente no lugar antes do início do evento.

Faça crachás para todos os dignitários presentes no evento, para que possam ser facilmente identificados. Providencie alguém para cumprimentá-los quando eles chegarem e acomodá-los.

Marque o local da escavação com corda ou bandeiras para que as pessoas saibam especificamente para onde ir. Organize um caminho de pano de plástico se o local estiver enlameado para evitar danos ao calçado dos participantes.

Certifique-se de que todos os participantes da escavação tenham um capacete. Esteja ciente de que esses chapéus podem ser necessários para todos os participantes se a cerimônia estiver ocorrendo dentro de uma área designada de capacete.

Conduzindo a Cerimônia

Certifique-se de que todos os participantes estejam em seus lugares designados antes do início da cerimônia. Certifique-se de que eles entendam seus parâmetros e a quantidade de tempo que precisam falar.

Peça aos participantes que façam um pedido antes que a cerimônia comece. Sejam todos bem-vindos à cerimônia e apresentem o primeiro orador quando for a hora de começar. Descreva todos os requisitos logísticos, como o local de reabastecimento ou a localização dos banheiros.

Tire fotos do evento conforme necessário. Outra opção é providenciar para obter cópias das fotos tiradas pela imprensa.

Mantenha o fluxo do programa do começo ao fim. Se necessário, entre e fale extemporaneamente para manter o programa no caminho certo ou para cobrir qualquer participante ausente.

Cuide da limpeza assim que o evento for concluído. Certifique-se de que toda a lixeira seja coletada e que o site seja devolvido à condição em que estava antes do início do evento.

Itens que você precisará

Lista de representantes da imprensa local
Lista de representantes da cidade, município, estado e federais
Convites
Corda para marcar o site
Pá
Capacetes para os participantes
Câmera
Decorações
Refrescos
Marca de local desativado
Crachás
Mesa e cadeiras
Pódio com sistema de som
Barraca

Dicas

O “lugar” corresponde ao site inovador. A única vez que isso pode mudar é devido ao tamanho do público ou às condições meteorológicas. Pode ser impossível fazer com que todos sejam procurados no lugar certo, na hora certa, para filmar uma data e hora que atendam às programações dos envolvidos. Cerimônias inovadoras normalmente incluem uma escavação cerimonial da primeira pá de terra. Eles também podem incluir comentários do prefeito ou de outras autoridades municipais, estaduais ou federais, da Câmara de Comércio ou de líderes de agências de desenvolvimento econômico, e de funcionários da empresa ou organização que detiverem a inovação. Na maioria dos casos, é melhor tentar trabalhar sem um sistema de endereço público por causa do incômodo e da despesa envolvidos na configuração de um. Mantenha refrescos simples, como bolo e ponche. A maioria das pessoas envolvidas no evento tem horários apertados e não tem tempo para buffets ou jantares amplos. Certifique-se de que estejam no local pelo menos uma hora antes do início do evento. Use nametags apenas se forem necessários. Os capacetes de segurança geralmente podem ser emprestados da indústria local se os fundos não estiverem disponíveis para compra. Esteja sempre preparado para intervir e fazer tudo o que for necessário para garantir um bom resultado. Agradeça aos participantes por virem verbalmente ou por comunicação escrita.