Como configurar um escritório virtual. Em um ambiente global, os locais de trabalho praticamente não têm fronteiras com funcionários localizados em todo o mundo. Com os preços crescentes dos imóveis, o escritório virtual tornou-se um fenômeno atraente para muitos executivos. As empresas podem estar localizadas em um determinado local, mas os funcionários conduzem os assuntos do dia-a-dia de diferentes locais, como hotéis, cafés ou residências.
Decida sobre um endereço comercial para o seu escritório virtual. Pode ser um número de caixa de correio ou você pode usar um serviço de caixa de correio CMRA (Commercial Mail Receiving Agency) para obter um endereço corporativo.
Olhe para as suas opções de conectividade. Existem vários para escolher se os seus e-mails, telefones celulares, fóruns on-line, mensagens instantâneas, VoIP e muito mais.
Faça o local escolhido para o escritório virtual pronto para configuração. Mobilize o local e crie um ambiente de trabalho do jeito que você gostaria. Certifique-se de que haja espaço suficiente para a instalação de componentes eletrônicos necessários, como computadores, aparelhos de fax e linhas telefônicas.
Instale o software necessário em seus computadores, dependendo de suas necessidades. Alguns programas são projetados especificamente para conferências na Web, apresentações, agendamento de reuniões e assim por diante. Também é uma boa idéia escolher um programa antivírus confiável para proteger seu PC contra ataques on-line.
Entre em contato com um provedor de serviços de telefone e obtenha um sistema de telefone moderno com uma instalação de resposta de voz interativa (IVR) para ajudar a gerenciar as chamadas sem precisar estar no local. Sua tecnologia embutida vem a um preço razoável e eles cobram apenas pelo uso real.
Configurar uma instalação de intranet destinada a ser acessada apenas pelos empregadores da empresa para repassar informações, comunicações vitais, arquivos e documentos ou entrar na Rede Privada Virtual (VPN) para que o material transferido seja totalmente confidencial. Acompanhe quem está acessando o banco de dados da sua organização, mantendo registros de informações de entrada, saída e acesso.
Agende suas reuniões oficiais com colegas de trabalho, clientes ou outras pessoas em uma xícara de café em um local que seja bom para todos. Se todos os seus contatos não puderem estar fisicamente, você poderá organizar a conectividade usando webcams, telefones celulares e mensagens instantâneas.
Certifique-se de que seus funcionários enviem planilhas regularmente para registrar o número de horas de trabalho. Analise sistematicamente esses quadros de horários com base nas horas estimadas necessárias para tarefas específicas para manter o tempo não produtivo gasto em cheque.
Dicas
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Um número de aplicativos de negócios vem na forma de "suítes" que incluem a maioria dos programas necessários para configurar um escritório virtual e ainda mais. Algumas das suítes populares são o Microsoft Office, Lotus, Corel e AppleWorks. Se você tiver o orçamento, forneça aos seus funcionários a parafernália necessária, como laptop, telefone celular Wi-Fi, VoIP e outros equipamentos. Então você e sua força de trabalho podem ser conectados eficientemente.
Aviso
Faça backup de seus dados regularmente para evitar um colapso completo do seu negócio diário se o sistema falhar. Este pode ser um cenário de pesadelo, de fato.
