O e-mail é um método eficiente e mais rápido de enviar comunicações comerciais quando comparado ao serviço postal. É também uma maneira mais fácil de trocar documentos. Algumas coisas a serem consideradas ao enviar um email comercial com um anexo são seu tamanho, o programa usado para criar o anexo e a possibilidade de vírus. Também é importante lembrar que o destinatário pode não ser o único que vê sua mensagem. Use um tom profissional que deixará uma impressão favorável.
Escreva uma linha de assunto que reflita adequadamente a mensagem. Linhas de assunto específicas ajudarão os funcionários a organizar o e-mail de acordo com os projetos da empresa. Títulos vagos como "Importante" ou "Por favor, leia" dificultam a localização de mensagens no futuro.
Componha uma mensagem que seja concisa e fácil de ler. Os funcionários devem vasculhar grandes volumes de mensagens de e-mail diariamente e ter pouco tempo para ler mensagens longas. Use uma fonte legível, inclua muito espaço em branco e use letras maiúsculas e minúsculas adequadamente. Escreva sua mensagem em tom cortês e profissional, e comece e termine com saudações profissionais.
Consulte o anexo. Empregados ocupados muitas vezes são apressados por tempo e podem ignorar o anexo, se não houver referência a ele. Deixe o destinatário saber o que o anexo contém e o que fazer com ele.
Certifique-se de ter anexado o documento antes de enviá-lo. Janis Fisher Chan, autor de “E-mail: Um guia para escrever bem - Como escrever e gerenciar e-mails no local de trabalho”, recomenda anexar o documento antes de começar a escrever sua mensagem.
Deixe seu leitor saber qual programa é necessário para abrir o arquivo. O Microsoft Office Suite e o Adobe Acrobat Reader são aplicativos comuns usados no ambiente de trabalho.
Considere o tempo que o destinatário levará para fazer o download do anexo. Use um programa de compactação de arquivos para arquivos grandes, como o WinZip, ou divida o arquivo em seções menores que você pode enviar separadamente. Em consideração ao funcionário ocupado, você também pode colar o documento no corpo da mensagem.
Revise sua mensagem. Erros ortográficos e gramaticais parecem não profissionais. Evite também usar gírias, abreviaturas e emoticons em sua mensagem. Estes podem ser termos bem conhecidos, mas são inadequados em mensagens comerciais.
Analise sua mensagem e o documento anexado em busca de vírus antes de enviar.
Inclua um aviso que incentive o leitor a verificar o anexo em busca de vírus antes de fazer o download. Isso pode proteger sua empresa da possibilidade de ação legal se o destinatário receber um vírus por meio de seu anexo.
Aviso
Não envie correios, spam ou piadas como anexos. Eles são pouco profissionais e inadequados.
