Você não seria o primeiro profissional de negócios a refletir sobre a melhor forma de lidar com uma transmissão de fac-símile confidencial. Rotule como "confidencial" e você pode inadvertidamente convidar a curiosidade e a invasão da privacidade de alguém. Ignore e as conseqüências podem ser ainda piores. Aborde os dois assuntos destacando o seu fax como “confidencial” na folha de rosto do fax. Em seguida, insira alguns dentes no aviso de olhos fechados, escrevendo uma mensagem de rodapé confidencial na parte inferior da folha.
Crie um novo documento no seu programa de processamento de texto com margens de 1 polegada. Insira o logotipo da sua empresa, se aplicável, na parte superior da página.
Centralize a palavra “Confidencial” em negrito no topo da página. Capitalize as letras para dar ênfase. Por baixo e centrado, coloque as palavras “Fax”, “Folha de rosto de fax” ou “Transmissão de fax” para um reconhecimento rápido.
Escreva “Data:” “Hora:” e “Número de páginas, incluindo folha de rosto:” no lado esquerdo da folha de rosto. Espaço duas vezes e escreva "Destinatário": "Número de fax:" e "Número de telefone:" em linhas separadas. Espaço duas vezes novamente e escreva: "Remetente:" "Número de fax:" e "Número de telefone:" em linhas separadas. Incluir fax e números de telefone é uma maneira inteligente de cobrir suas bases, especialmente se o fax for perdido, perdido ou nunca chegar. Se um número estiver incorreto ou dois números forem transpostos, você poderá corrigir o erro nas futuras transmissões de fax.
Personalize sua folha de rosto de fax com uma seção adequada às suas necessidades comerciais. Por exemplo, se você envia regularmente faxes para a mesma pessoa ou departamento, pode criar uma caixa com o título "Informações de roteamento" ou "Próximas etapas". Ou, mantenha suas opções abertas criando uma seção "Comentários" para entregar -Escreva uma nota ou instruções, tais como: "Por favor, telefone-me imediatamente para verificar o recebimento deste fax."
Escreva uma mensagem de rodapé na parte inferior da folha de rosto do fax. Semelhante a um aviso confidencial que você vê em alguns e-mails, esta mensagem deve indicar que o fax: é confidencial; destina-se apenas ao destinatário; e contém informações cuja "divulgação, cópia, uso ou distribuição" é proibida. Ele também deve solicitar que o remetente seja notificado de um recibo errado - outro bom motivo para fornecer um número de telefone na parte superior de uma folha de rosto de fax.
