Pacotes de software como o SAP deram às empresas uma maneira poderosa de rastrear dados financeiros e operacionais, atualizá-los em tempo real e fazer correções no curso, se necessário. Os bancos de dados de software continuaram a evoluir e melhorar, com recursos crescentes para acompanhar e relatar praticamente qualquer tipo de transação ou atividade comercial. Os usuários devem aproveitar os treinamentos e tutoriais para aproveitar ao máximo esses sistemas e trabalhar com eles para maximizar a eficiência e o fluxo de informações.
Entenda a função do SAP e como ele armazena dados. O sistema SAP é um programa de software de banco de dados multidimensional. Grandes empresas o utilizam para gerenciar muitas das funções em andamento dos negócios com um único pacote de software. A SAP é usada por empresas como um ERP, ou solução de planejamento empresarial, para gerenciar muitas das principais funções da empresa em tempo real. A qualidade dos dados depende de entradas oportunas e corretas.
Conheça como a SAP foi adaptada para sua empresa para entender como as entradas contábeis fluem. A SAP é altamente personalizável, com certos recursos que, uma vez alterados, afetam todo o sistema. Além disso, cada módulo específico do SAP pode ser configurado para atender às necessidades de uma organização específica. Por esse motivo, os tutoriais SAP tendem a ser um pouco específicos da empresa e geralmente são criados pela equipe de tecnologia da informação ou fornecidos por consultores da SAP.
Siga toda a transação que você deseja registrar e verifique se as entradas já foram feitas automaticamente; O SAP armazena informações para todos os módulos em um banco de dados, o que permite atualizações em tempo real de muitas informações diferentes ao mesmo tempo. Por exemplo, as programações de produção são acionadas pela atividade de vendas, e as entradas contábeis ocorrem automaticamente como resultado das entradas de produção e vendas.
Familiarize-se com a versão SAP específica da sua empresa antes de tentar registrar qualquer entrada. O SAP contém vários módulos diferentes. Nem todas as empresas usam todos os módulos e isso pode afetar o modo como as entradas são feitas. Os módulos incluem trabalho em camadas e os módulos contábeis incluem contabilidade e controle financeiro. Isso abrange relatórios automatizados e gerenciamento de contas a pagar e receber junto com outras subcontas do razão definidas pelo plano de contas da organização. As entradas de diário são lançadas automaticamente, pois as vendas e os pagamentos são entrados no sistema. O módulo de controle gerencia o fluxo de receita e custos da empresa, com atualizações acontecendo automaticamente também. Outros módulos incluem gerenciamento de ativos, planejamento de projetos, fluxo de trabalho, recursos humanos, gerenciamento de materiais, planejamento de produção e vendas e distribuição.
Entenda que alguns tutoriais podem ser um pouco genéricos. O módulo de contabilidade financeira geralmente é configurado para atender às necessidades de uma empresa específica. Cada empresa tem seu próprio plano de contas, departamentos e centros de custo. Além disso, nem toda empresa usa os mesmos tipos de funcionalidade no software. Algumas empresas podem ter vendas de exportação, por exemplo, o que envolveria a configuração de contas de clientes de exportação e a adição de uma nova conta de receita para rastrear especificamente a receita das vendas de exportação. A equipe de implementação do SAP, seja ela contratada pela empresa ou trabalhando como consultores externos, deve fornecer tutoriais e treinamento para cada módulo do SAP.
Revise as fontes on-line para obter tutoriais e informações gerais. Fontes on-line fornecem tutoriais para contabilidade e outros módulos, embora possam ser voltados para um tipo diferente de negócios. Por exemplo, a Universidade de Scranton fornece um tutorial on-line para os módulos de contabilidade financeira e controle, juntamente com outros módulos do SAP.
