As reuniões acontecem regularmente no mundo dos negócios, e os minutos são os documentos oficiais usados para registrar as ações tomadas e as decisões tomadas. Uma vez que os minutos se tornam documentos oficiais aos olhos da empresa, qualquer alteração que precise ser feita na ata requer um adendo. Quando você cria um adendo, você deve saber quando e como apresentá-lo ao comitê da reunião e adicioná-lo aos minutos oficiais, para que você não esteja fazendo essas mudanças por conta própria.
Prepare cópias das atas oficiais da última reunião, para que todos que participaram da reunião possam analisá-las.
Distribua os minutos na próxima reunião. É habitual que o presidente da reunião inicie revendo as atas da reunião anterior. Todos os participantes devem ler os minutos e aprová-los antes de seguirem em frente. Se alguém tem algo a acrescentar, mudar ou corrigir, então este é o momento apropriado para dizê-lo.
Anote as alterações nos minutos. Você pode gravar as alterações diretamente na sua cópia dos minutos ou retirar as anotações em um pedaço de papel separado.
Permitir que todos os membros da reunião concordem com as alterações propostas para as atas, que serão exibidas no adendo. Se todos estiverem de acordo, você poderá avançar com a criação do adendo aos minutos.
Crie o adendo após a reunião ser encerrada. É melhor fazer o adendo logo após a reunião, para que as informações ainda estejam frescas em sua mente. Use o modelo de minutos para escrever as informações do adendo.
Circule os minutos oficiais com o adendo em anexo aos membros do grupo. Você pode não querer esperar até a próxima reunião para fazer isso, caso esteja longe no futuro. Em vez disso, encaminhe uma cópia eletrônica das atas e do adendo por e-mail para o grupo e informe os membros de que seu feedback ou aprovação são bem-vindos. Se todos no grupo aprovarem os minutos com o adendo, isso se tornará seu novo documento de trabalho.
Traga as atas e adendo para sua próxima reunião para obter a assinatura do seu presidente. Os minutos só se tornam oficiais uma vez que o presidente assina sobre eles.
