Claro que todos nós conhecemos nossos abc e achamos que podemos arquivar ok, porque de acordo com o alfabeto, Adam vem antes de Ant. Mas aonde a AWC Company vai? Depois da formiga? No complexo de escritórios em que trabalho, os documentos e arquivos geralmente são arquivados incorretamente, dificultando a localização dos documentos necessários. Com algumas regras simples, você poderá arquivar qualquer coisa no lugar correto.
Mesmo sobrenome, nome diferente. Simples, quando o item que você está arquivando tem o mesmo sobrenome, mas um nome diferente, a ordem de arquivamento é determinada pelo primeiro nome. Então, Adams, John virá antes de Adams, Sam em seu arquivo.
Mesmo sobrenome, mesmo nome. Um pouco mais difícil, mas há outras coisas a serem consideradas. Se houver uma inicial, a ordem é determinada pela inicial, de modo que Adams, John B. seja colocado antes de Adams, John D. Se não houver inicial, use o estado em que a pessoa ou a empresa está localizada e, se for o mesmo, então use a cidade, seguida do nome da rua e finalmente os números das ruas. Trabalhe da área maior até a área mais específica ao determinar a ordem de arquivamento.
Iniciais. Iniciais como aquelas usadas em um nome de empresa são consideradas como se cada letra fosse uma palavra separada. Então, se você está colocando um arquivo para a AWC Company, ele viria antes da Adam Company, porque cada letra da primeira empresa é considerada como uma palavra separada. 'A' por si só é arquivado em ordem alfabética antes de uma palavra mais longa.
Nomes de empresas confusas. Como você arquiva a Paul Smith Company? Sob Paul ou Smith? Quando se trata de nomes comerciais ou de empresas, arquive pelo primeiro nome. Então Paul Smith está arquivado sob P para Paul e não S para Smith.
Números e abreviaturas. Estes são arquivados como se fossem soletrados para fora. 3 Sisters Restaurant está arquivado em T para três. A igreja de São José é arquivada como se Santo estivesse escrito. Então o arquivo para a Igreja St. Joseph seria colocado antes do Sam's Diner porque Sai vem antes de Sam.
Dicas
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Estas são práticas de arquivamento padrão. No entanto, um computador não arquiva dessa maneira. Um computador lê cada nome literalmente, de modo que a empresa Adam na Etapa 3 estará antes da AWC Company, se não houver espaços entre as letras. O computador também colocará números antes das letras e não considera que St. em St. Joseph é na verdade a palavra Saint. Se você estiver compilando uma lista de computadores e quiser que ela seja consistente com seu sistema de arquivamento, os itens deverão ser inseridos de acordo, de modo que a classificação do computador seja a mesma. Então você precisaria colocar espaços entre as letras em A W C Company, soletrar o número 3 e assim por diante.
