Ao administrar uma empresa, é ideal ter um espaço bem organizado e organizado para conter todas as transações da sua empresa. Isso tornará a execução dos negócios um processo muito mais suave e economizará muito esforço.
As empresas que usam um sistema de Ordem Cronológica para manter seus recibos e transações têm menos problemas em encontrar recibos com esse fácil acesso às atividades de seus negócios. Isso pode contribuir para uma maneira mais eficiente de se manter organizado e preparado.
Itens que você precisará
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Armário de arquivo
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Pastas
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Marcador
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Rótulos
Faça uma seção de arquivo ou gaveta para cada empresa com a qual você faz negócios. Colocar o nome da empresa em ordem alfabética ajudará na pesquisa de uma determinada empresa. Use uma gaveta diferente para produtos recebidos e produtos enviados.
Rotule 12 pastas ou divisores por mês para cada uma das empresas com as quais sua empresa possui transações. Considere um sistema codificado por cores para facilitar a recuperação.
Reúna todos os seus recibos de negócios nos últimos 12 meses. Separe os recibos de acordo com o nome da empresa. Classificar os recibos por nome comercial tornará mais fácil arquivar cronologicamente.
Coloque os recibos na pasta apropriada marcada com o mês exato da transação comercial. Os boletins de carga devem ser arquivados durante o mês em que você recebeu o produto. Isso garantirá que os recibos sejam encontrados facilmente.
Arquive cada entrada em ordem cronológica da data mais antiga até a transação mais recente. É provável que você precise acessar transações antigas se houver um problema.
Coloque cada pasta na gaveta apropriada que você classificou pelo nome da empresa.
Dicas
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Faça uma seção de arquivo ou gaveta para pagamentos de impostos trimestrais, folha de pagamento, contas e declarações de lucros e perdas.
Ensine todos os funcionários a usar o sistema de ordem cronológica.
Inclua as informações de contato de cada empresa em cada arquivo para facilitar o acesso.
Realize uma auditoria a cada seis meses para garantir que seus registros estejam corretos.
